「Outlookで投票機能を使ってみたけど、結果の出し方がわからない…」そんなお悩み、ありませんか？特にパソコンやスマホに不慣れな方にとって、Outlookの投票機能は少しハードルが高く感じられるかもしれません。でもご安心ください！この記事では、Outlookの投票機能の使い方から、投票結果の確認・出力方法まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。
Outlookの投票機能とは？
Outlookのイメージ
投票機能の概要
Outlookの投票機能を使えば、メールを通じて簡単なアンケートを実施できます。例えば、会議の日程調整やイベントの出欠確認など、複数の選択肢から一つを選んでもらう場面で便利です。
投票機能の活用例
ここがポイント！
- 会議の日程調整
- イベントの出欠確認
- ランチのメニュー選び
- プロジェクトの進行方向の決定
Outlookで投票メールを作成する方法
投票メールの作成手順
- Outlookを開き、新しいメールを作成します。
- 「オプション」タブをクリックし、「投票ボタンの使用」を選択します。
- 「はい/いいえ」「はい/いいえ/未定」などの既定の選択肢から選ぶか、「カスタム」を選んで独自の選択肢を設定します。
- 必要な情報を入力し、メールを送信します。
カスタム投票ボタンの設定方法
- 「投票ボタンの使用」で「カスタム」を選択します。
- 「プロパティ」ダイアログボックスが表示されるので、「投票ボタンを使う」にチェックを入れます。
- 選択肢をセミコロン（;）で区切って入力します。例「月曜日;火曜日;水曜日」
- 「閉じる」をクリックして設定を完了します。
投票結果の確認と出力方法
投票結果の確認手順
- 「送信済みアイテム」フォルダーから、投票メールを開きます。
- 「メッセージ」タブの「表示」グループで「追跡」をクリックします。
- 投票結果が表示されます。
投票結果をExcelに出力する方法
- 「追跡」画面で、結果の一覧を表示します。
- Ctrlキーを押しながら、マウスで結果を選択します。
- Ctrl + Cでコピーします。
- Excelを開き、新しいワークブックを作成します。
- セルを選択し、Ctrl + Vで貼り付けます。
- 必要に応じて、列の幅を調整します。
投票結果を印刷する方法
- 「追跡」画面で、Alt + PrtScnキーを押して画面をコピーします。
- Wordを開き、新しい文書を作成します。
- Ctrl + Vで貼り付けます。
- 「ファイル」→「印刷」を選択し、印刷します。
よくある質問や疑問
Q1: 投票ボタンが表示されないのはなぜですか？
投票ボタンは、Outlookの「オプション」タブから設定できます。メールの形式が「テキスト形式」になっている場合、投票ボタンが表示されないことがあります。「HTML形式」に変更して再度確認してください。
Q2: 投票結果が表示されないのはなぜですか？
投票結果は、少なくとも1人が投票に回答しないと表示されません。誰かが投票に回答するまで、「追跡」オプションは表示されません。
Q3: 投票結果を自動でExcelに保存する方法はありますか？
Outlookのマクロ機能を使えば、投票結果を自動でExcelに保存することが可能です。ただし、マクロの設定やスクリプトの作成が必要になるため、初心者の方には少し難易度が高いかもしれません。
まとめ
Outlookの投票機能を使えば、簡単にアンケートを実施し、結果を確認・出力することができます。特に、会議の日程調整やイベントの出欠確認など、複数の選択肢から一つを選んでもらう場面で非常に便利です。この記事を参考に、ぜひOutlookの投票機能を活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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