メールを送るとき、宛先を入力する際に過去に送った相手の名前やアドレスが自動で候補として表示される機能、これを「オートコンプリート」と呼びます。普段何気なく使っているこの機能、実は設定が必要な場合があります。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Outlookでオートコンプリート機能を有効にする方法をご紹介します。
オートコンプリート機能とは？
Outlookのイメージ
オートコンプリート機能は、メールの宛先欄に文字を入力し始めると、過去に送信した相手の名前やメールアドレスを自動で候補として表示してくれる便利な機能です。これにより、毎回相手のメールアドレスを入力する手間が省け、スムーズにメールを送ることができます。
オートコンプリート機能を有効にする手順
Outlookでオートコンプリート機能を有効にするには、以下の手順を試してみてください。
- Outlookを開きます。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 「オプション」を選択します。
- 「メール」タブを選択し、下にスクロールして「メッセージの送信」セクションを見つけます。
- 「宛先」、「CC」、「BCC」に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックボックスがオンになっていることを確認します。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、メール作成時に宛先欄に文字を入力すると、過去に送信した相手の名前やメールアドレスが候補として表示されるようになります。
オートコンプリート機能がうまく動作しない場合の対処法
オートコンプリート機能が有効になっているのに、候補が表示されない場合は、以下の方法を試してみてください。
オートコンプリートのリストを空にする
- Outlookを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。
- 「メール」タブを選択し、「メッセージの送信」セクションまでスクロールします。
- 「オートコンプリートのリストを空にする」をクリックします。
- 表示される確認メッセージで「はい」をクリックします。
これにより、オートコンプリートのリストがリセットされ、再度候補が表示されるようになる場合があります。
RoamCacheフォルダの名前を変更する
- Outlookを終了します。
- 「スタート」メニューを開き、「%LOCALAPPDATA%\Microsoft\Outlook」と入力してEnterキーを押します。
- 表示されたフォルダ内の「RoamCache」フォルダの名前を「old_RoamCache」に変更します。
- Outlookを再起動します。
これにより、破損したキャッシュがリセットされ、オートコンプリートが正常に動作するようになる場合があります。
iTunesのOutlook Change Notifierアドインを無効にする
iTunesをインストールすると、「Outlook Change Notifier」というアドインが追加されることがあります。このアドインが原因でオートコンプリートが正常に動作しない場合があります。
- Outlookを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。
- 「アドイン」を選択し、下部の「管理」ドロップダウンメニューから「COMアドイン」を選択し、「設定」をクリックします。
- 「Outlook Change Notifier」のチェックを外し、「OK」をクリックします。
これで、iTunesのアドインが無効化され、オートコンプリートが正常に動作するようになる場合があります。
よくある質問
Q1: オートコンプリート機能を無効にする方法はありますか？
はい、オートコンプリート機能を無効にするには、先ほどご紹介した手順で「宛先」、「CC」、「BCC」に入力するときにオートコンプリートのリストを使用して名前の候補を表示する」のチェックボックスをオフにしてください。
Q2: オートコンプリートのリストを手動で編集することはできますか？
はい、オートコンプリートのリストから特定のエントリを削除するには、新しいメールメッセージを開き、削除したい候補の最初の数文字を入力します。候補が表示されたら、削除したいエントリを選択し、キーボードの「Delete」キーを押すか、候補の右側に表示される「X」をクリックします。
Q3: オートコンプリートのリストを完全に削除する方法はありますか？
はい、オートコンプリートのリストを完全に削除するには、先ほどご紹介した手順で「オートコンプリートのリストを空にする」をクリックし、「はい」を選択してください。これにより、リストがリセットされます。
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まとめ
Outlookのオートコンプリート機能は、メール作成時に宛先を入力する際の手間を省く便利な機能です。設定方法やトラブルシューティングの手順を理解しておくことで、快適なメールライフを送ることができます。もし、設定や操作に不安がある場合は、LINEでお気軽にご相談ください。
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