Outlookで「休み」の自動返信設定方法｜初心者でもできるステップガイド

お仕事やプライベートでお休みを取るとき、Outlookで自動返信を設定しておくと、メールを受け取った相手に「今はお休み中です」とお知らせできて便利ですよね。でも、「どうやって設定するの？」と迷っている方も多いのではないでしょうか。

今回は、Outlookで自動返信を設定する方法を、初心者の方にもわかりやすく、親しみやすい言葉でご紹介します。パソコンやスマホに詳しくない方でも安心して設定できるように、ステップごとに解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

目次

Outlookのイメージ

Outlookで自動返信を設定する方法

自動返信のメッセージを作成するポイント

よくある質問とその回答

まとめとLINEでのお問い合わせ案内

Outlookで自動返信を設定する方法

まずは、Outlookで自動返信を設定する方法を見ていきましょう。以下の手順で進めてください。

この設定をすることで、指定した期間中に受け取ったメールに対して、自動で返信が送信されるようになります。

自動返信のメッセージを作成するポイント

自動返信のメッセージは、相手に自分の状況を伝える大切な部分です。以下のポイントを押さえて、わかりやすく丁寧なメッセージを作成しましょう。

• お休みの期間を明記いつからいつまでお休みなのかを明確に伝えます。
• 返信が遅れる旨を伝えるメールの返信が遅れることをお知らせします。
• 緊急時の連絡先を記載急ぎの用件がある場合の連絡先を記載します。
• 感謝の気持ちを伝えるメールを送ってくれたことへの感謝の気持ちを表現します。

例えば、以下のようなメッセージが考えられます。

お世話になっております。

現在、○月○日から○月○日までお休みをいただいております。
その間、メールの返信が遅れる可能性がございますことをご了承ください。

急ぎのご用件がございましたら、△△（連絡先）までご連絡いただけますと幸いです。

ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。

このように、相手に配慮した内容を心がけましょう。

よくある質問とその回答

Q1: 自動返信の設定を忘れてしまった場合、どうすればよいですか？

自動返信の設定を忘れてしまった場合でも、手動で設定することができます。Outlookを開き、「ファイル」タブから「自動返信」を選択し、上記の手順で設定を行ってください。

Q2: 自動返信の期間を途中で変更したい場合、どうすればよいですか？

自動返信の期間を変更する場合も、同様に「ファイル」タブから「自動返信」を選択し、設定画面で日時を変更することができます。

Q3: 自動返信のメッセージ内容を変更したい場合、どうすればよいですか？

メッセージ内容を変更するには、「ファイル」タブから「自動返信」を選択し、設定画面でメッセージを編集してください。

まとめとLINEでのお問い合わせ案内

Outlookでの自動返信設定は、手順を追って進めることで簡単に行うことができます。お休み中でも、相手に自分の状況をしっかりと伝えることができ、安心して休むことができますね。

もし、設定方法で不明な点やご不安なことがありましたら、お気軽にLINEからお声掛けください。親身になってサポートさせていただきます。

次回も、皆さんの役に立つ情報をお届けしますので、ぜひご覧くださいね。