皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使ってメールをラベル（カテゴリ）で整理する方法をご紹介します。これを活用すれば、受信トレイがスッキリし、重要なメールを見逃すこともなくなりますよ。
目次
Outlookのイメージ
- Outlookでカテゴリ（ラベル）を作成する方法
- メールにカテゴリを適用する方法
- カテゴリを活用したメールの整理術
- よくある質問
Outlookでカテゴリ（ラベル）を作成する方法
まずは、メールを分類するためのカテゴリを作成しましょう。カテゴリは、メールに色や名前を付けて整理するための便利な機能です。
- メールを選択する整理したいメールをクリックして選びます。
- 右クリックしてカテゴリを選択選択したメールを右クリックし、表示されるメニューから「分類」を選びます。
- 新しいカテゴリを作成するカテゴリの一覧が表示されるので、「すべての分類項目」をクリックし、「新規作成」を選択します。
- カテゴリ名と色を設定するカテゴリの名前を入力し、必要に応じて色を選びます。例えば、「重要」と名付けて赤色を設定すると、重要なメールが一目でわかります。
- カテゴリを保存する設定が完了したら、「Enter」キーを押してカテゴリを作成します。
これで、新しいカテゴリが作成され、メールの整理がしやすくなります。
メールにカテゴリを適用する方法
作成したカテゴリを実際のメールに適用してみましょう。
1. メールを選択するカテゴリを適用したいメールをクリックします。
2. カテゴリを設定するメールを右クリックし、「分類」から先ほど作成したカテゴリ名を選びます。
これで、選択したメールにカテゴリが適用されます。メール一覧で色分けされるので、視覚的に整理しやすくなります。
カテゴリを活用したメールの整理術
カテゴリを上手に活用すると、メールの整理がさらに効率化します。
– 複数のカテゴリを組み合わせる一つのメールに複数のカテゴリを設定することで、複数の視点からメールを整理できます。例えば、「重要」と「プロジェクトA」の両方のカテゴリを付けることで、重要なプロジェクトA関連のメールを簡単に見つけられます。
– カテゴリごとのフォルダーを作成するカテゴリごとにフォルダーを作成し、メールを自動的に振り分けるルールを設定すると、受信トレイがさらに整理されます。
よくある質問
Q1: カテゴリの色や名前は変更できますか？
はい、カテゴリの色や名前は変更できます。カテゴリを右クリックし、「名前の変更」や「色の変更」を選んで編集できます。
Q2: 作成したカテゴリを削除することはできますか？
はい、カテゴリを削除することも可能です。ただし、削除すると、そのカテゴリが適用されたメールからもカテゴリが外れるので注意が必要です。
Q3: カテゴリを使用せず、フォルダーだけでメールを整理することはできますか？
はい、カテゴリを使用せず、フォルダーだけでメールを整理することも可能です。しかし、カテゴリを併用すると、より柔軟で効率的な整理ができます。
まとめ
Outlookのカテゴリ機能を活用することで、メールの整理が格段に楽になります。ぜひ試して、快適なメールライフを送ってください。他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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