Outlookでメールをスケジュール送信する方法【初心者向け解決ガイド】

皆さん、こんにちは。今日は、Outlookを使ってメールを指定した日時に送信する方法、いわゆる「スケジュール送信」についてお話しします。これをマスターすれば、忙しい日々の中でも大切なメールを適切なタイミングで送ることができますよ。

Outlookのスケジュール送信とは？

Outlookのイメージ

まず、「スケジュール送信」とは何かをご説明します。これは、メールを事前に作成し、指定した日時に自動的に送信する機能のことです。例えば、深夜にメールを作成したけれど、相手の迷惑にならないよう翌朝に送信したい場合などに便利です。

Outlookでのスケジュール送信の設定方法

では、具体的な設定方法を見ていきましょう。使用しているOutlookのバージョンによって手順が異なりますので、ご自身の環境に合わせてお試しください。

デスクトップ版Outlookの場合

デスクトップ版のOutlookをお使いの方は、以下の手順でスケジュール送信を設定できます。

これで、指定した日時にメールが自動的に送信されます。

Web版Outlookの場合

WebブラウザでOutlookを利用している場合の手順は以下の通りです。

これで、指定した日時にメールが送信されます。

スケジュール送信を活用するシーン

この機能は、以下のような場面で特に役立ちます。

• 深夜や早朝にメールを作成したが、相手の業務時間に合わせて送信したいとき。
• 重要な連絡を相手が確実に確認できる時間帯に送りたいとき。
• 誕生日や記念日など、特定の日にメッセージを送りたいとき。

例えば、以前、深夜に取引先への重要なメールを作成しましたが、相手の迷惑にならないよう翌朝8時にスケジュール送信を設定しました。すると、相手から「ちょうど出社したタイミングでメールを確認できて助かりました」と感謝されました。

スケジュール送信時の注意点

便利な機能ですが、以下の点に注意が必要です。

• デスクトップ版Outlookの場合、指定した送信時刻にPCが起動しており、Outlookがオンラインである必要があります。
• 送信予約したメールは「送信トレイ」に保存され、指定時刻までそこに留まります。
• 設定した送信日時を再度確認し、誤りがないようにしましょう。

よくある質問や疑問

Q1: スケジュール送信を設定したメールをすぐに送信したい場合は？

「送信トレイ」内の該当メールを開き、「今すぐ送信」を選択すれば、即座に送信できます。

Q2: スケジュール送信をキャンセルしたい場合はどうすればいいですか？

「送信トレイ」内の該当メールを削除するか、開いて送信日時の設定を解除すれば、予約はキャンセルされます。

Q3: スケジュール送信はスマートフォンのOutlookアプリでも利用できますか？

はい、スマートフォン版Outlookアプリでも送信予約機能を利用できます。新規メール作成時に「送信スケジュールの設定」をタップし、希望の日時を設定してください。

まとめ

Outlookのスケジュール送信機能を活用すれば、メールの送信タイミングを自由にコントロールでき、ビジネスやプライベートでのコミュニケーションがより円滑になります。ぜひこの機能を使いこなして、日々のメール管理を効率化しましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。