皆さん、こんにちは！今日は、Outlookで過去のメールをコピーして新しいメールを作成する方法をご紹介します。毎回同じ内容のメールを一から作成するのは大変ですよね。そんな時、以前送ったメールを再利用できれば、とても便利です。今回は、初心者の方でも簡単にできる方法をお伝えしますので、ぜひ最後までご覧ください。
過去のメールをコピーして新規作成する方法
Outlookのイメージ
まず、以前送信したメールを基に新しいメールを作成する方法をご紹介します。
- Outlookを開き、左側のフォルダー一覧から「送信済みアイテム」をクリックします。
- 再利用したいメールを探し、ダブルクリックして開きます。
- メールが開いたら、上部の「メッセージ」タブをクリックします。
- 右上の3点リーダー（…）をクリックし、「アクション」→「このメッセージを再送」を選択します。
- 新しいウィンドウでメールが開かれるので、必要に応じて内容や宛先を編集します。
- 編集が完了したら、「送信」ボタンをクリックしてメールを送信します。
この方法では、以前送ったメールの内容をそのまま再利用できるので、同じような内容のメールを何度も作成する手間が省けます。
下書きメールをテンプレートとして活用する方法
次に、よく使うメールの内容を下書きとして保存し、テンプレートのように活用する方法をご紹介します。
- 新しいメールを作成し、件名や本文を入力します。
- 入力が完了したら、上部の「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。
- 保存場所として「Outlookテンプレート」を選び、適切な名前を付けて保存します。
- 次回、同じ内容のメールを作成する際は、「新しいアイテム」→「その他のアイテム」→「フォームを選択」をクリックし、先ほど保存したテンプレートを選択します。
この方法を使えば、毎回同じ内容のメールを一から作成する必要がなくなり、時間を大幅に節約できます。
ドラッグ＆ドロップでメールをコピーする方法
もう一つの便利な方法として、ドラッグ＆ドロップを使ってメールをコピーする方法があります。
- Outlookを開き、コピーしたいメールがあるフォルダーに移動します。
- コピーしたいメールをクリックし、そのままCtrlキーを押しながら別のフォルダーにドラッグします。
- マウスボタンを離すと、選択したフォルダーにメールのコピーが作成されます。
この方法は、特定のメールを別のフォルダーに複製したい場合に非常に便利です。
よくある質問や疑問
Q1: 送信済みメールを再利用する際、元の受信者に再度送信されてしまうのでは？
再利用する際に、宛先を編集することで、元の受信者に再度送信されることはありません。必ず宛先を確認・編集してから送信してください。
Q2: 下書きをテンプレートとして保存する際、どのようなファイル形式で保存すればよいですか？
「Outlookテンプレート（.oft）」形式で保存することで、次回以降簡単に再利用できます。
Q3: ドラッグ＆ドロップでメールをコピーする際、元のメールは削除されますか？
いいえ、元のメールはそのまま残り、指定したフォルダーにコピーが作成されます。
まとめ
いかがでしたか？Outlookで過去のメールをコピーして新規作成する方法をいくつかご紹介しました。これらの方法を活用すれば、同じ内容のメールを何度も作成する手間が省け、作業効率が格段に向上します。ぜひ試してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント