皆さん、こんにちは！今日は、Outlookのメール本文にエクセルの表を貼り付ける方法についてお話しします。お仕事でエクセルのデータをメールで共有する際、ファイルを添付するのではなく、直接メール本文に表を表示させたいと思ったことはありませんか？今回は、その手順を初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
エクセルの表をメール本文に貼り付ける手順
Outlookのイメージ
まず、エクセルの表をOutlookのメール本文に貼り付ける基本的な方法をご紹介します。
- エクセルで表を選択してコピーする貼り付けたいエクセルの表を開き、必要な範囲を選択します。その後、キーボードのCtrlキーとCキーを同時に押してコピーします。
- Outlookで新規メールを作成するOutlookを開き、「新しいメール」ボタンをクリックして、新規メール作成画面を表示します。
- メール本文に表を貼り付けるメール本文の入力エリアをクリックし、キーボードのCtrlキーとVキーを同時に押して、先ほどコピーしたエクセルの表を貼り付けます。
この方法で、エクセルの表をそのままの形式でメール本文に貼り付けることができます。
貼り付けた表の書式を調整する方法
貼り付けた表の見た目が崩れてしまう場合、以下の方法で書式を調整できます。
- 貼り付けオプションを利用する貼り付けた直後に表示される「貼り付けオプション」ボタンをクリックし、「元の書式を保持」や「書式を統合」などのオプションを選択して、適切な表示形式を選びます。
- 手動で書式を修正する必要に応じて、フォントサイズやセルの幅、高さを調整して、見やすい表に整えます。
エクセルから直接メールを送信する方法
エクセルから直接メールを送信する方法もあります。以下の手順で行います。
- エクセルでファイルを開く送信したいエクセルファイルを開きます。
- 「ファイル」タブをクリックエクセルの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
- 「共有」を選択表示されたメニューから「共有」を選択します。
- 「電子メール」を選択さらに「電子メール」を選択し、「添付ファイルとして送信」または「PDFとして送信」などのオプションを選びます。
- Outlookが起動する選択したオプションに応じて、Outlookの新規メール作成画面が表示され、エクセルファイルが添付された状態になります。
- メールを送信する宛先や件名、本文を入力し、「送信」ボタンをクリックしてメールを送信します。
この方法を利用すると、エクセルから直接メールを送信でき、手間を省くことができます。
よくある質問や疑問
Q1. メール本文に貼り付けたエクセルの表が正しく表示されない場合、どうすればいいですか？
貼り付けた表が正しく表示されない場合、以下の点を確認してください。
- メールの形式がHTML形式になっているかOutlookの新規メール作成画面で、「書式設定」タブをクリックし、「HTML」を選択してください。
- 貼り付けオプションで適切な書式を選択する貼り付けた直後に表示される「貼り付けオプション」ボタンから、「元の書式を保持」や「書式を統合」などを選択してみてください。
Q2. エクセルから直接メールを送信する際にOutlookが起動しない場合、どうすればいいですか？
この問題が発生する場合、以下の点を確認してください。
- Outlookが既定のメールアプリケーションとして設定されているかWindowsの設定で、Outlookが既定のメールアプリケーションとして設定されていることを確認してください。
- エクセルとOutlookのバージョンが互換性があるか使用しているエクセルとOutlookのバージョンが互換性があるか確認し、必要に応じて最新の更新プログラムを適用してください。
Q3. Excelの表にハイパーリンクがあると、貼り付け先Outlookの方でURLに改行が入り、受け取った先でハイパーリンクが開けない事があります。これの原因と対処方法あれば教えて下さい
URLに改行が入ってしまう原因と、その対処方法について解説します。
まず、Excelのセルに入力されたハイパーリンクが、Outlookに貼り付けられる際に改行されてしまう主な原因として「Excelのセル内での改行」「Outlookのテキスト形式」「クリップボードの形式」の３つがあります。そこを確認してみましょう。
- Excelのセル内での改行:Excelのセル内で、意図せずまたは自動的にハイパーリンクのURLが複数行に分かれている場合、その改行がOutlookにも引き継がれることがあります。
- Outlookのテキスト形式:Outlookのメール形式が「テキスト形式」になっている場合、リッチテキスト形式のような書式情報が保持されないため、長いURLが自動的に改行されることがあります。
- クリップボードの形式:コピー＆ペーストの際に、ExcelからOutlookへ適切に書式情報が渡らない場合があります。
以下の対処方法を試してみてください。
まず、Excel側での対策です。
セル内改行の確認と修正をしましょう。
問題のハイパーリンクが入力されているセルを選択し、数式バーでURL全体が一行で表示されているか確認してください。
もし複数行に分かれている場合は、不要な改行を削除し、URLが一行になるように修正してください。
意図的に改行している場合は、それを削除します。
そしたら、ハイパーリンクの再設定です。
問題のハイパーリンクを右クリックし、「ハイパーリンクの編集」を選択して「アドレス」欄に正しいURLが一行で入力されていることを確認し、「OK」をクリックします。
最後に、テキスト形式でのコピーです。
Excelのセルをコピーする際に、右クリックメニューから「形式を選択して貼り付け」を選び、「テキスト」形式でコピーしてみます。その後、Outlookに貼り付けてハイパーリンクを設定し直します。
これでExcel側の調整は完了です。
次に、Outlook側での対策をしましょう。
メール形式の確認と変更をします。
Outlookで新しいメールを作成し、「書式設定」タブを開きます。メール形式が「テキスト形式」になっている場合は、「HTML形式」または「リッチテキスト形式」に変更してください。
Outlookのメール作成画面で、ハイパーリンクを挿入したい場所にカーソルを合わせます。
「挿入」タブにある「ハイパーリンク」ボタンをクリックします。
「アドレス」欄にExcelからコピーしたURLを貼り付け、「OK」をクリックします。この方法であれば、Outlook側で適切にハイパーリンクが設定されます。
もし貼り付け後にURLが改行されている場合は、改行部分を削除してURLが一行になるように手動で修正してください。
これらの対処方法を試すことで、Outlookでハイパーリンクが正常に開けるようになるはずです。
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まとめ
今回は、Outlookのメール本文にエクセルの表を貼り付ける方法についてご紹介しました。エクセルのデータを直接メール本文に表示させることで、受信者が内容をすぐに確認でき、コミュニケーションがスムーズになります。ぜひ、今回の方法を活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント
表にハイパーリンクがあると、貼り付け先Outlookの方でURLに改行が入り、受け取った先でハイパーリンクが開けない事があります。これの原因と対処方法あれば教えて下さい。
コメントありがとうございます。
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