Outlookのメールアーカイブとは？初心者でもわかる使い方とメリット

皆さん、こんにちは！今日は、Outlookの「メールアーカイブ」についてお話しします。メールがどんどん溜まって、受信トレイがいっぱいになっていませんか？そんなときに便利なのが、この「アーカイブ」機能なんです。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、アーカイブの基本から使い方、そしてメリットまでを一緒に見ていきましょう。

Outlookのアーカイブとは？

Outlookのイメージ

まず、「アーカイブ」という言葉、聞き慣れないかもしれませんね。簡単に言うと、受信トレイから不要なメールを移動させて、すっきり整理する機能のことです。でも、削除とは違って、メールはちゃんと保存されているので、後で見返すこともできますよ。

削除とアーカイブの違い

ここで、「削除」と「アーカイブ」の違いについてお話しします。削除したメールは「ゴミ箱」に移動され、一定期間が過ぎると自動的に消えてしまいます。でも、アーカイブしたメールは「アーカイブ」フォルダに移動され、自動的に削除されることはありません。つまり、大切なメールを安全に保管しておけるんです。

自動拡張アーカイブ機能

さらに、Outlookには「自動拡張アーカイブ」という便利な機能があります。これは、アーカイブフォルダの容量がいっぱいになっても、最大1.5TBまで自動的に容量が増えるというものです。これなら、メールが多くても安心ですね。

メールをアーカイブする方法

では、実際にメールをアーカイブする方法を見ていきましょう。パソコンとスマホ、それぞれのやり方をご紹介しますね。

パソコンの場合

1. アーカイブしたいメールを右クリックします。
2. 表示されたメニューから「アーカイブ」をクリックします。

これだけで、メールはアーカイブフォルダに移動します。とっても簡単ですね。

スマホの場合

1. 受信トレイでアーカイブしたいメールを左にスワイプします。

これで、メールはアーカイブされます。ワンアクションでできるので、移動中でもサクッと整理できますよ。

アーカイブしたメールを元に戻す方法

「やっぱりあのメール、受信トレイに戻したいな」と思ったときのために、アーカイブから元に戻す方法もお伝えします。

パソコンの場合

1. アーカイブフォルダを開きます。
2. 元に戻したいメールを右クリックし、「移動」→「受信トレイ」を選択します。

スマホの場合

1. 左上のメニューをタップし、「アーカイブ」を選択します。
2. 元に戻したいメールを長押しし、「フォルダーへ移動」→「受信トレイ」を選択します。

これで、メールは元の受信トレイに戻ります。

アーカイブするメリット

アーカイブ機能を使うと、どんな良いことがあるのでしょうか？主なメリットをいくつかご紹介します。

よくある質問や疑問

Q1: アーカイブしたメールはどこに行くの？

アーカイブしたメールは、Outlookの「アーカイブ」フォルダに移動します。受信トレイからは見えなくなりますが、アーカイブフォルダを開けばいつでも確認できます。

Q2: アーカイブしたメールは自動的に削除されるの？

いいえ、アーカイブしたメールは自動的に削除されることはありません。削除しない限り、ずっと保存されています。

Q3: アーカイブとフォルダ分け、どちらがいいの？

どちらもメール整理の方法ですが、アーカイブはワンクリックで簡単に整理でき、検索機能で探しやすいのが特徴です。フォルダ分けは細かく分類したい場合に便利ですが、フォルダが増えると管理が大変になることもあります。ご自身の使いやすさに合わせて選ぶと良いでしょう。

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まとめ

いかがでしたか？Outlookのアーカイブ機能を使えば、受信トレイをすっきり整理しながら、大切なメールを安全に保管できます。ぜひ、今日から活用してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。