OutlookのOSTファイルとは？初心者向けにわかりやすく解説

こんにちは！今日は、Outlookを使っていると耳にする「OSTファイル」について、初心者の方にもわかりやすくお話ししたいと思います。パソコンやスマホの操作がちょっと苦手な方でも大丈夫ですよ。一緒に学んでいきましょう！

OSTファイルとは何か？

Outlookのイメージ

まず、「OSTファイル」という言葉を聞いたことがありますか？これは、Microsoft Outlookというメールソフトが、メールや予定表、連絡先などの情報をパソコンに保存するためのファイル形式の一つなんです。具体的には、「オフライン ストレージ テーブル（Offline Storage Table）」の略で、簡単に言うと、インターネットに接続していなくても、過去のメールや予定を確認できるようにするためのものなんですね。

OSTファイルの役割と重要性

では、このOSTファイルがどんな役割を持っているのか、もう少し詳しく見ていきましょう。

オフラインでもOutlookが使える

例えば、飛行機の中や電波の届かない場所にいるときでも、OSTファイルがあれば、以前に受信したメールを読んだり、新しいメールを作成したりすることができます。インターネットに再接続したときに、自動的に送受信が行われるので、とても便利ですよね。

サーバーとの同期で最新情報を保持

OSTファイルは、メールサーバーと定期的に同期をとっています。これにより、パソコン上のデータとサーバー上のデータが常に一致し、最新の情報を確認することができるんです。例えば、スマホでメールを削除した場合でも、パソコンのOutlookを開いたときに同じように反映されるんですね。

OSTファイルとPSTファイルの違い

Outlookには、OSTファイルの他に「PSTファイル」というものもあります。これらの違いを簡単に説明しますね。

OSTファイルとは

OSTファイルは、ExchangeサーバーやIMAPアカウントを使用している場合に作成され、サーバー上のメールボックスのコピーをパソコンに保存します。これにより、オフラインでもデータにアクセスできるんですね。

PSTファイルとは

一方、PSTファイルは、POP3アカウントを使用している場合や、データをバックアップする際に作成されます。PSTファイルは、メールや連絡先などのデータをパソコンに保存し、サーバーとの同期は行いません。ですので、PSTファイルを使っている場合、オフラインでの作業後に手動でデータを移行する必要があります。

OSTファイルの管理とトラブルシューティング

OSTファイルを適切に管理することで、Outlookを快適に使うことができます。ここでは、OSTファイルの管理方法やトラブル時の対処法についてお話しします。

OSTファイルのサイズ管理

OSTファイルが大きくなりすぎると、Outlookの動作が遅くなることがあります。定期的に不要なメールや添付ファイルを削除したり、アーカイブ機能を利用してデータを整理することが大切です。これにより、OSTファイルのサイズを適切に保つことができます。

OSTファイルの破損時の対処法

万が一、OSTファイルが破損してしまった場合、以下の手順で再作成することができます。

この手順で、新しいOSTファイルが自動的に作成されます。

よくある質問や疑問

OSTファイルはバックアップが必要ですか？

OSTファイルはサーバー上のデータのコピーなので、通常はバックアップの必要はありません。ただし、重要なデータを守るために、PSTファイルとしてエクスポートしてバックアップを取ることをおすすめします。

OSTファイルの場所はどこにありますか？

OSTファイルは通常、以下のフォルダに保存されています。

C:Usersユーザー名AppDataLocalMicrosoftOutlook

ただし、隠しフォルダになっている場合があるので、表示設定を変更して確認してください。

OSTファイルをPSTファイルに変換できますか？

はい、Outlookのエクスポート機能を使って、OSTファイルのデータをPSTファイルに変換することができます。これにより、データのバックアップや他のデバイスへの移行が簡単に行えます。

まとめ

いかがでしたか？OSTファイルについて、少しでも理解が深まったでしょうか。Outlookを使う上で、OSTファイルの役割や管理方法を知っておくことはとても大切です。もし、他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。