Google Apps Script（GAS）でスプレッドシートの権限を管理する方法

スプレッドシートの権限管理は、特に複数人での作業や自動化を行う際に非常に重要です。Google Apps Script（GAS）を活用することで、手動での設定を減らし、効率的に権限を管理・変更することが可能です。今回は、初心者の方にもわかりやすく、実際の手順を交えて解説します。

GASを使ってスプレッドシートのアクセス権限をまとめて管理・変更する方法
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GASを使ってスプレッドシートのアクセス権限をまとめて管理・変更する方法

Googleスプレッドシートのイメージ

スプレッドシートの準備

まず、スプレッドシートを開きます。新規でも既存のものでも構いません。次に、アクセス権を管理するためのシートを作成します。例えば、「アクセス権管理」という名前のシートを作成し、以下のような項目を1行目に入力します。

ここがポイント！

ファイル名
ファイルID
変更対象（チェックボックス）
変更後の権限
閲覧者追加
閲覧者削除
編集者追加
編集者削除

これらの項目を用意することで、後のスクリプトで権限を一括で変更できるようになります。

GASエディタの開き方

スプレッドシートを開いた状態で、メニューの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。これでGASエディタが開きます。

スクリプトの作成

GASエディタが開いたら、以下のようなスクリプトを入力します。



function listFilesAndManageAccess() {

  const ui = SpreadsheetApp.getUi();

  const response = ui.prompt(

    'フォルダを指定',

    '「ドライブ内すべて」と入力するか、フォルダ名またはフォルダIDを入力してください:',

    ui.ButtonSet.OK_CANCEL

  );
  if (response.getSelectedButton() == ui.Button.CANCEL) {

    ui.alert('操作がキャンセルされました。');

    return;

  }
  const input = response.getResponseText().trim();
  if (input === 'ドライブ内すべて') {

    const files = DriveApp.getFiles();

    while (files.hasNext()) {

      const file = files.next();

      const fileName = file.getName();

      const fileId = file.getId();

      const fileUrl = file.getUrl();

      const fileEditors = file.getEditors().map(editor => editor.getEmail()).join(', ');

      const fileViewers = file.getViewers().map(viewer => viewer.getEmail()).join(', ');
      const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('アクセス権管理');

      sheet.appendRow);

    }

  } else {

    try {

      const folder = DriveApp.getFolderById(input);

      const files = folder.getFiles();

      while (files.hasNext()) {

        const file = files.next();

        const fileName = file.getName();

        const fileId = file.getId();

        const fileUrl = file.getUrl();

        const fileEditors = file.getEditors().map(editor => editor.getEmail()).join(', ');

        const fileViewers = file.getViewers().map(viewer => viewer.getEmail()).join(', ');

const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('アクセス権管理'); sheet.appendRow); } } catch (e) { ui.alert('指定されたフォルダが見つかりませんでした。'); } } }

このスクリプトは、指定したフォルダ内のファイルを取得し、それらのファイルの情報を「アクセス権管理」シートに一覧として表示します。