Googleスプレッドシートを使っていると、他の人と共有したり、編集権限を変更したりする場面が出てきますよね。でも、どうやって権限を変更すればいいのか、ちょっと不安になることもあるかもしれません。今回は、そんな初心者の方でも安心してできるように、Googleスプレッドシートの権限変更方法をわかりやすく解説します。
スプレッドシートの権限とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
スプレッドシートを共有する際、相手にどんな操作を許可するかを決めるのが「権限」です。主に以下の3つの権限があります
- 閲覧者シートを見るだけで、編集やコメントはできません。
- コメント可シートにコメントを追加できますが、編集はできません。
- 編集者シートを自由に編集できます。
これらの権限を適切に設定することで、情報の共有や管理がスムーズに行えます。
権限を変更する方法
それでは、実際に権限を変更する方法を見ていきましょう。
スプレッドシートを開く
まず、Googleスプレッドシートを開きます。パソコンでもスマートフォンでも操作は可能ですが、今回はパソコンでの操作方法を中心に説明します。
右上の「共有」ボタンをクリック
シートの右上にある「共有」ボタンをクリックします。これで共有設定の画面が開きます。
共有相手を選択
共有設定の画面で、現在共有している相手の一覧が表示されます。権限を変更したい相手の名前の横にある下向き矢印をクリックします。
権限を変更
表示されるメニューから、希望する権限（閲覧者、コメント可、編集者）を選択します。選択したら、「完了」をクリックして設定を保存します。
通知の有無
権限を変更しても、相手には特に通知は届きません。自分で連絡を取りたい場合は、メールやメッセージでお知らせすると良いでしょう。
注意点と便利な機能
権限変更時に気をつけたいポイントや、便利な機能をご紹介します。
オーナー権限の変更
ファイルのオーナー権限を他のユーザーに譲渡することも可能です。オーナー権限を譲渡したい相手の名前の横にある下向き矢印をクリックし、「オーナー権限の譲渡」を選択します。譲渡後は、元のオーナーは編集者に変更されます。
リンク共有の設定
メールアドレスを知らない相手と共有したい場合は、リンクを使って共有する方法もあります。共有設定画面で「リンクを取得」を選択し、リンクのアクセス権限を設定します。リンクを知っている人がアクセスできるようにすることも可能です。
共有の停止
不要になった共有は、同じく共有設定画面から相手の名前の横にある下向き矢印をクリックし、「アクセス権を削除」を選択することで停止できます。
よくある質問や疑問
Q1: 権限を変更しても相手に通知は届かないのですか？
はい、権限を変更しても相手には通知が届きません。自分で連絡を取りたい場合は、メールやメッセージでお知らせすると良いでしょう。
Q2: スマートフォンでも権限変更はできますか？
はい、スマートフォンのGoogleスプレッドシートアプリでも権限変更は可能です。操作手順はパソコンとほぼ同じですが、画面のレイアウトが異なる場合があります。
Q3: オーナー権限を譲渡した場合、元のオーナーはどうなりますか？
オーナー権限を譲渡すると、元のオーナーは編集者に変更されます。オーナー権限を持っていたファイルは、譲渡後は新しいオーナーの管理下となります。
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まとめ
Googleスプレッドシートの権限変更は、共有設定から簡単に行うことができます。適切な権限設定を行うことで、情報の管理や共有がスムーズに進みます。操作に不安がある方も、手順を一つずつ確認しながら進めていけば安心です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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