Googleスプレッドシートで簡単にできる勤怠管理の始め方

「勤怠管理って難しそう…」「パソコンが苦手だけど、何とかしたい…」そんなあなたにぴったりな方法があります。実は、Googleスプレッドシートを使えば、誰でも簡単に勤怠管理ができるんです。今回は、初心者の方でも安心して始められるように、わかりやすく解説します。

Googleスプレッドシートで勤怠管理を始める理由

Googleスプレッドシートのイメージ

まず、なぜGoogleスプレッドシートで勤怠管理をするのか、そのメリットを見てみましょう。

これらの特徴により、勤怠管理がぐっと楽になります。

初心者でもできる！勤怠管理表の作り方

では、実際に勤怠管理表を作ってみましょう。難しそうに思えるかもしれませんが、ステップを追っていけば大丈夫です。

ステップ1Googleスプレッドシートを開く

まずは、Googleスプレッドシートを開きます。Googleアカウントにログインして、「Google スプレッドシート」を検索し、新しいシートを作成します。

ステップ2基本情報を入力する

シートの1行目に、以下のような項目を入力します。

これらの項目を入力することで、日々の勤務状況を記録できます。

ステップ3計算式を設定する

実働時間や残業時間を自動で計算するために、計算式を設定します。例えば、実働時間は「退勤時刻 – 出勤時刻 – 休憩時間」となります。スプレッドシートでは、セルに計算式を入力することで、自動計算が可能です。

ステップ4条件付き書式で見やすくする

条件付き書式を使うと、特定の条件に応じてセルの色を変えることができます。例えば、残業時間が一定時間を超えたらセルを赤くするなど、視覚的にわかりやすくなります。

ステップ5月ごとにシートを分ける

1ヶ月分のデータを管理するために、月ごとにシートを分けると便利です。シートの名前を「2025年5月」などとし、毎月新しいシートを作成していきます。

便利なテンプレートの活用

「自分で一から作るのは大変…」という方には、無料で使えるテンプレートもあります。例えば、以下のようなテンプレートがあります。

これらのテンプレートを使えば、すぐに勤怠管理を始めることができます。

よくある質問や疑問

Q1: スプレッドシートの操作が不安です。大丈夫でしょうか？

はい、大丈夫です。スプレッドシートは直感的に操作できるようになっています。初めての方でも、基本的な操作を覚えれば問題ありません。わからないことがあれば、インターネットで検索したり、動画で学んだりすることもできます。

Q2: 勤怠管理表のデザインはどうすればいいですか？

デザインはシンプルで見やすいものが良いです。色を使いすぎず、必要な情報が一目でわかるように配置しましょう。条件付き書式を使うと、視覚的にわかりやすくなります。

Q3: 勤怠管理表を他の人と共有するにはどうすればいいですか？

スプレッドシートでは、シートを共有することができます。右上の「共有」ボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力するだけで、共同編集が可能になります。

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まとめ

Googleスプレッドシートを使えば、誰でも簡単に勤怠管理ができます。無料で利用でき、クラウドで管理でき、複数人で同時編集も可能です。自分で一から作成するのが不安な方は、無料のテンプレートを活用するのも一つの方法です。

もし、勤怠管理やスプレッドシートの使い方についてさらに詳しく知りたいことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの疑問やお悩みを解決するお手伝いをいたします。