Googleスプレッドシートを使っていると、「誰がこのシートを見たのか知りたいな」と思うことがありますよね。特に、家族や友人、同僚と共有している場合、誰がいつ見たのかを把握できると安心です。今回は、そんな疑問を解決するために、閲覧履歴の確認方法や注意点について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
Googleスプレッドシートの閲覧履歴を確認する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
アクティビティダッシュボードを使う
Googleスプレッドシートには「アクティビティダッシュボード」という機能があります。これを使うと、誰がいつシートを見たのかを確認できます。ただし、注意点があります。
- Google Workspace（旧G Suite）を利用している場合のみ、この機能が利用可能です。
- 閲覧者がGoogleアカウントでログインしている必要があります。未ログインの状態では履歴に残りません。
- アクティビティダッシュボードの設定が有効になっている必要があります。
アクティビティダッシュボードの確認手順
アクティビティダッシュボードを確認するには、以下の手順を踏んでください。
- Googleスプレッドシートを開きます。
- メニューの「ツール」から「アクティビティダッシュボード」をクリックします。
- 「閲覧履歴」タブを開くと、誰がいつシートを閲覧したかが表示されます。
閲覧履歴を記録しない設定
自分の閲覧履歴が他の人に見られたくない場合、設定を変更できます。
- アクティビティダッシュボードを開きます。
- 「プライバシー設定」を選択します。
- 「閲覧履歴を記録しない」にチェックを入れると、自分の閲覧履歴が他の人に表示されなくなります。
Googleスプレッドシートの閲覧履歴を残さずに見る方法
「誰にも履歴を残さずにシートを見たい」と思うこともありますよね。そんなときの方法をご紹介します。
Googleアカウントからログアウトする
Googleアカウントからログアウトした状態でシートを閲覧すると、閲覧履歴に残りません。
- Googleアカウントからログアウトします。
- ブラウザのシークレットモード（プライベートブラウジング）を開きます。
- 共有されたリンクをコピーし、シークレットモードのブラウザで開きます。
別のGoogleアカウントを使用する
別のGoogleアカウントでログインしてシートを閲覧すると、そのアカウントの履歴として記録されます。
オフラインで閲覧する
Googleスプレッドシートはオフラインでも閲覧できます。オフラインで閲覧すると、オンラインになったときに自動的に同期されますが、その間の閲覧履歴は記録されません。
- Google Chromeで「Googleドキュメントオフライン」拡張機能をインストールします。
- Googleドライブの設定から「オフライン」モードを有効にします。
- オフラインの状態でスプレッドシートを開き、閲覧します。
よくある質問
Q1: 個人のGoogleアカウントでも閲覧履歴は確認できますか？
個人のGoogleアカウントでは、アクティビティダッシュボードの機能は利用できません。閲覧履歴を確認するには、Google Workspaceのアカウントが必要です。
Q2: 閲覧履歴を完全に削除することはできますか？
閲覧履歴は、Google Workspaceの管理者が設定を変更することで、他のユーザーから見えなくすることは可能ですが、完全に削除することはできません。
Q3: 閲覧履歴を記録しない設定にすると、他の人の履歴も見えなくなりますか？
自分の閲覧履歴を記録しない設定にしても、他の人の閲覧履歴には影響しません。他の人の履歴は、その人の設定によって管理されます。
まとめ
Googleスプレッドシートの閲覧履歴を確認する方法や、履歴を残さずに閲覧する方法についてご紹介しました。特に、Google Workspaceを利用している場合は、アクティビティダッシュボードを活用することで、誰がいつシートを見たのかを把握できます。また、履歴を残さずに閲覧したい場合は、ログアウトしてシークレットモードを利用するなどの方法があります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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