Googleスプレッドシートは、個人情報や顧客データの管理に便利なツールですが、適切な設定をしないと情報漏洩のリスクがあります。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとって、セキュリティ対策は重要です。今回は、初心者の方にもわかりやすく、Googleスプレッドシートで個人情報を安全に共有する方法を解説します。
Googleスプレッドシートの共有設定の基本
Googleスプレッドシートのイメージ
共有リンクの公開範囲を制限する
Googleスプレッドシートを共有する際、リンクを知っている全員にアクセスを許可する設定がありますが、これは個人情報を扱う場合には危険です。代わりに、特定のユーザーのみアクセスできるように設定しましょう。具体的には、以下の手順で設定できます。
- スプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを知っている全員」を「特定のユーザーのみ」に変更します。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力し、権限（閲覧者、コメント可、編集者）を設定します。
編集者の権限を制限する
編集者が他の人に共有権限を変更できないようにすることも重要です。これにより、誤って情報が外部に漏れるのを防げます。設定方法は以下の通りです。
- 「共有」設定画面で、「詳細設定」をクリックします。
- 「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックを外します。
- 設定を保存します。
不要な共有設定を定期的に見直す
共有設定をしたまま放置すると、不要な人がアクセスできる状態が続きます。定期的に共有設定を確認し、不要なユーザーを削除することで、情報漏洩のリスクを減らせます。
個人情報を扱う際の注意点
パスワードなどの機密情報をスプレッドシートに保存しない
Googleスプレッドシートは便利ですが、パスワードなどの機密情報を保存するのには適していません。専用のパスワードマネージャーを使用することをおすすめします。これにより、情報漏洩のリスクを大幅に減らせます。
二段階認証を設定する
Googleアカウントに二段階認証を設定することで、不正アクセスのリスクを減らせます。設定方法は以下の通りです。
- Googleアカウントにログインし、「セキュリティ」設定に進みます。
- 「Googleへのログイン」セクションで「2段階認証プロセス」を選択します。
- 画面の指示に従って設定を完了します。
共有端末ではログアウトを忘れずに
共有のパソコンやスマホを使用した後は、必ずGoogleアカウントからログアウトしましょう。ログイン状態のままだと、他の人がアクセスできてしまう可能性があります。
よくある質問
Q1: スプレッドシートの共有リンクを知っている人は誰でもアクセスできるのですか？
はい、デフォルトでは「リンクを知っている全員」に設定されています。しかし、個人情報を扱う場合は、特定のユーザーのみアクセスできるように設定することを強くおすすめします。
Q2: 編集者が他の人に共有権限を変更できないようにする方法はありますか？
はい、「共有」設定画面で「詳細設定」をクリックし、「編集者は権限を変更して共有できます」のチェックを外すことで、編集者が他の人に共有権限を変更できないように設定できます。
Q3: スプレッドシートにパスワードを保存しても安全ですか？
スプレッドシートはパスワードなどの機密情報を保存するのには適していません。専用のパスワードマネージャーを使用することをおすすめします。
まとめと視聴者への呼びかけ
Googleスプレッドシートは便利なツールですが、個人情報を扱う際には適切なセキュリティ対策が必要です。共有設定を適切に行い、不要な共有設定を定期的に見直すことで、情報漏洩のリスクを減らせます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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