Google スプレッドシートを使っていると、「共有しているけど、相手が見ているかどうか確認したい」「誰がアクセスしているのか知りたい」と思うことがありますよね。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとっては、操作が難しく感じるかもしれません。今回は、そんな方々のために、Google スプレッドシートの共有方法と、誰がアクセスしているかを確認する方法を、わかりやすくご紹介します。
Google スプレッドシートの共有方法
Googleスプレッドシートのイメージ
パソコンでの共有方法
まず、パソコンでの共有方法をご紹介します。
- Google スプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザー、グループ、カレンダーの予定を追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手に付与する権限を選びます。権限には、「閲覧者」「コメント可」「編集者」の3種類があります。
- 「送信」ボタンをクリックして、共有を完了します。
スマートフォンでの共有方法
次に、スマートフォンでの共有方法です。
- Google スプレッドシートアプリを開きます。
- 共有したいファイルを選択します。
- 画面右上の「共有」ボタンをタップします。
- 「ユーザーまたはグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手に付与する権限を選びます。
- 「送信」ボタンをタップして、共有を完了します。
誰がスプレッドシートを見ているかを確認する方法
アクセス履歴を確認する
Google スプレッドシートでは、誰がアクセスしたかの履歴を確認することができます。
- スプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「アクティビティ ダッシュボード」アイコンをクリックします。
- 「アクティビティ ダッシュボード」が表示され、誰がいつアクセスしたかの履歴が確認できます。
現在の閲覧者を確認する
現在、誰がスプレッドシートを閲覧しているかを確認する方法です。
- スプレッドシートを開きます。
- 画面右上に、現在の閲覧者のアイコンが表示されます。
- アイコンをクリックすると、現在の閲覧者の一覧が表示されます。
よくある質問
Q1: 共有した相手がGoogleアカウントを持っていない場合、共有できますか？
はい、共有できます。共有リンクを「リンクを知っている全員」に設定すれば、Googleアカウントを持っていない相手でもアクセスできます。ただし、セキュリティ上の理由から、信頼できる相手にのみこの設定を使用してください。
Q2: スプレッドシートを誤って共有してしまった場合、どうすればいいですか？
共有設定を解除することで、誤って共有した相手のアクセスを停止できます。共有設定画面から、該当するユーザーの権限を「アクセス権を削除」に変更してください。
Q3: スマートフォンからも共有できますか？
はい、できます。スマートフォンのGoogle スプレッドシートアプリからも、パソコンと同様に共有設定を行うことができます。
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まとめ
Google スプレッドシートの共有とアクセス確認は、少しの操作で簡単に行えます。パソコンやスマートフォンを使いこなすことで、より効率的に作業を進めることができます。もし操作に不安がある場合は、遠慮せずにLINEでお気軽にご相談ください。
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