Googleスプレッドシートの「閲覧者」権限とは？初心者でもわかる共有設定ガイド

Googleスプレッドシートを使っていると、「閲覧者」という権限をよく目にしますよね。でも、これって一体どういう意味なのでしょうか？特に、パソコンやスマホに自信がない方にとっては、少し不安に感じるかもしれません。今日は、この「閲覧者」権限について、わかりやすく解説します。

「閲覧者」権限って何？

Googleスプレッドシートのイメージ

まず、「閲覧者」とは、スプレッドシートを「見るだけ」の人のことです。例えば、旅行の計画をみんなで共有したいとき、詳細な編集は必要ないけれど、内容を確認してほしい場合に便利です。

このように、「閲覧者」は内容を確認するだけの役割です。

「閲覧者」権限の設定方法

それでは、実際に「閲覧者」権限を設定する方法を見てみましょう。

これで、指定した相手は「閲覧者」としてスプレッドシートを確認できるようになります。

「閲覧者」権限の注意点

「閲覧者」権限を付与する際には、以下の点に注意してください。

• 非表示のシートやセルも見られる可能性がある一部のシートやセルを非表示にしても、「閲覧者」はそれらを表示できる場合があります。特に、シートをコピーすると、非表示の部分も見えてしまうことがあります。
• 他の人が非表示にした部分も見える他の編集者が非表示にした部分でも、「閲覧者」は表示されることがあります。これはGoogleスプレッドシートの仕様によるものです。

これらの点を踏まえて、共有する際には注意が必要です。

「閲覧者」権限の活用例

「閲覧者」権限は、以下のような場面で活用できます。

• 旅行の計画共有旅行の行程や持ち物リストを「閲覧者」として共有し、参加者全員が内容を確認できるようにする。
• イベントの出席者リストイベントの出席者リストを「閲覧者」として共有し、参加者が自分の名前を確認できるようにする。
• 予算管理家計簿や予算表を「閲覧者」として共有し、家族全員が支出状況を確認できるようにする。

このように、「閲覧者」権限を上手に活用することで、情報共有がスムーズになります。

よくある質問や疑問

Q1: 「閲覧者」権限でも、非表示のシートやセルは見られますか？

はい、「閲覧者」権限でも、非表示のシートやセルを表示できる場合があります。特に、シートをコピーすると、非表示の部分も見えてしまうことがあります。

Q2: 「閲覧者」権限を付与した後、権限を変更する方法はありますか？

はい、共有設定から相手の権限を変更することができます。権限を変更したい相手の名前をクリックし、新しい権限を選択してください。

Q3: 「閲覧者」権限を解除する方法はありますか？

はい、共有設定から相手の権限を「アクセス権なし」に変更することで、権限を解除できます。

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まとめ

Googleスプレッドシートの「閲覧者」権限は、情報を共有する際に非常に便利な機能です。しかし、非表示の部分が見えてしまう可能性があるため、共有する内容には注意が必要です。情報共有を行う際には、権限設定を適切に行い、必要な情報だけを共有するよう心掛けましょう。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。