Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成すると、データ入力がスムーズになり、間違いも減らせます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、実際の操作手順を交えて解説します。
プルダウンリストとは？
Googleスプレッドシートのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると選択肢が表示され、そこから選ぶことでデータを入力できる機能です。例えば、社員名簿で「部署」を入力する際に、「営業部」「総務部」「開発部」などの選択肢を表示させることができます。
プルダウンリストの作成方法（パソコン編）
セルを選択する
まず、プルダウンリストを設定したいセルをクリックして選択します。
メニューから「データの入力規則」を選択する
上部メニューの「データ」から「データの入力規則」を選択します。
「条件」で「リストを直接指定」を選ぶ
表示されたウィンドウで、「条件」の欄から「リストを直接指定」を選択します。
選択肢を入力する
「リストを直接指定」の横にある入力欄に、プルダウンメニューで表示する選択肢をカンマで区切って入力します。例えば、「営業部,編集部,総務部,開発部」と入力します。
「セルにプルダウンリストを表示」にチェックを入れる
このオプションにチェックを入れることで、セルにプルダウンリストが表示されます。
「無効なデータの場合」で「入力を拒否」を選択する
これにより、リストにないデータが入力されるのを防ぎます。
「完了」をクリックする
設定が完了したら、「完了」をクリックしてウィンドウを閉じます。
他のセルにも適用する
設定したセルの右下にマウスポインタを合わせ、十字型に変わったらダブルクリックすると、下のセルにも同じ設定がコピーされます。
プルダウンリストの作成方法（スマホ編）
セルを選択する
Googleスプレッドシートアプリを開き、プルダウンリストを作成したいセルをタップして選択します。
メニューを開く
右上の「その他」アイコン（3つの点）をタップし、メニューを開きます。
「データの入力規則」を選択する
メニューから「データの入力規則」を選択します。
「条件」で「リストを直接指定」を選ぶ
「条件」の欄から「リストを直接指定」を選択します。
選択肢を入力する
「リストを直接指定」の横にある入力欄に、プルダウンメニューで表示する選択肢をカンマで区切って入力します。
「セルにプルダウンリストを表示」にチェックを入れる
このオプションにチェックを入れることで、セルにプルダウンリストが表示されます。
「無効なデータの場合」で「入力を拒否」を選択する
これにより、リストにないデータが入力されるのを防ぎます。
「保存」をタップする
設定が完了したら、右上の「保存」をタップして変更を保存します。
プルダウンリストの活用例
プルダウンリストは、以下のような場面で活用できます。
- 社員名簿部署や役職を統一して入力できます。
- アンケート選択肢を限定することで集計が容易になります。
- 在庫管理商品名やカテゴリーを選択式にすることで管理が簡単になります。
- プロジェクト管理進捗状況や担当者を選択式にすることで進捗確認がスムーズになります。
よくある質問
Q1: プルダウンリストの項目を後から追加・削除できますか？
はい、できます。設定したセルを選択し、「データの入力規則」を再度開いて、リストの内容を編集することができます。
Q2: プルダウンリストの選択肢を色分けできますか？
はい、できます。選択肢に色を付けることで、視認性が向上し、選択ミスを減らすことができます。
Q3: プルダウンリストを他のシートのデータを使って作成できますか？
はい、できます。別のシートにリストを作成し、その範囲を指定することで、他のシートのデータをプルダウンリストとして使用できます。
まとめ
Googleスプレッドシートのプルダウンリスト機能を活用することで、データ入力の効率化やミスの防止が可能になります。ぜひ、今回ご紹介した手順を参考に、日々の業務や個人の管理に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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