Google スプレッドシートで差し込み印刷を簡単に実現する方法

「手紙や案内状を一人ひとりに合わせて印刷したいけど、どうすればいいの？」そんなお悩みを解決するのが、Google スプレッドシートを活用した差し込み印刷です。特別なソフトは不要で、無料で誰でも始められます。今回は、初心者の方でも安心して取り組めるよう、わかりやすく解説します。

Google スプレッドシートで差し込み印刷を行う方法

Googleスプレッドシートのイメージ

まずは、差し込み印刷に必要なデータを整えます。スプレッドシートに以下のような情報を入力してください

ここがポイント！

これらの情報を、各列に見出しをつけて入力します。例えば、A列に「氏名」、B列に「住所」といった具合です。

次に、差し込み印刷のテンプレートとなるGoogle ドキュメントを作成します。例えば、案内状の文面を以下のように作成します



拝啓、<<氏名>> 様
この度は、<<イベント名>> にご参加いただき、誠にありがとうございます。

ご案内申し上げます。

ここで、<<氏名>> や <<イベント名>> は、スプレッドシートのデータと差し込む部分です。これらの部分を「差し込みフィールド」として設定します。

差し込み印刷を実行するために、Google スプレッドシートのアドオン「Autocrat」を使用します。Autocratは、スプレッドシートのデータを元に、Google ドキュメントのテンプレートに情報を差し込み、新しいドキュメントを自動で生成してくれるツールです。

Autocratをインストールするには、スプレッドシートを開き、上部のメニューから「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」を選択し、「Autocrat」を検索してインストールします。

インストール後、再度「拡張機能」→「Autocrat」→「Open」を選択し、Autocratの設定画面を開きます。

設定画面では、以下の手順で差し込み印刷を設定します

テンプレートの選択 先ほど作成したGoogle ドキュメントのテンプレートを選択します。
データのマッピング スプレッドシートの列とテンプレートの差し込みフィールドを対応させます。例えば、スプレッドシートの「氏名」列をテンプレートの「<<氏名>>」に対応させます。
出力設定 生成されるドキュメントの保存先やファイル名の設定を行います。
実行設定が完了したら、「実行」ボタンをクリックして差し込み印刷を開始します。

実行後、指定した保存先に、スプレッドシートの各行のデータが差し込まれたGoogle ドキュメントが自動で生成されます。

Autocratの設定でうまくいかない場合は、以下の点を確認してください

テンプレートの差し込みフィールド テンプレートの差し込みフィールドが、スプレッドシートの列名と正確に一致しているか確認してください。
データの整合性 スプレッドシートのデータに空白や誤った形式がないか確認してください。
Autocratの権限設定 AutocratがGoogle ドライブやGoogle ドキュメントにアクセスするための権限が正しく設定されているか確認してください。

それでも解決しない場合は、Autocratのサポートページやフォーラムで情報を検索するか、詳しい方に相談してみてください。