Googleスプレッドシートを使っていると、データの入力ミスや表記揺れが気になることがありますよね。そんなときに便利なのが「プルダウンリスト」です。これを使うと、決まった選択肢から選ぶだけで入力ができるので、ミスを防ぎ、作業効率もアップします。
今回は、パソコンやスマホに詳しくない方でもわかりやすいように、Googleスプレッドシートでプルダウンリストを作成する方法を、ステップ・バイ・ステップでご紹介します。
プルダウンリストとは?
プルダウンリスト(ドロップダウンリスト)とは、セルに表示された▼マークをクリックすると、あらかじめ設定された選択肢が表示される機能です。これを使うことで、例えば「進行中」「完了」「未着手」などのステータスを統一して入力できるようになります。
プルダウンリストの作り方
セルを選択する
まず、プルダウンリストを設定したいセルをクリックして選びます。複数のセルを一度に設定することもできます。
データメニューから「データの入力規則」を選択
上部のメニューから「データ」をクリックし、その中の「データの入力規則」を選びます。
リストを設定する
「条件」セクションで「リストを範囲で指定」または「リストを直接指定」を選びます。
* 「リストを範囲で指定」別のシートやセル範囲に入力した選択肢を使いたい場合に選びます。
* 「リストを直接指定」直接選択肢を入力したい場合に選びます。例えば、「進行中,完了,未着手」と入力します。
設定を保存する
設定が完了したら、「完了」をクリックして保存します。これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。
スマホでのプルダウンリストの使い方
スマホでもGoogleスプレッドシートを使ってプルダウンリストを利用できますが、設定はパソコンで行う必要があります。パソコンで設定したプルダウンリストは、スマホでもそのまま使用できます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに色をつけることはできますか?
はい、できます。プルダウンリストの選択肢に色をつけることで、視覚的にわかりやすくすることができます。設定方法は、データの入力規則の「表示スタイル」で「チップ」を選ぶと、色を設定できるようになります。
Q2: プルダウンリストの選択肢を後から変更できますか?
はい、できます。設定したセルを選択し、「データの入力規則」を再度開いて、選択肢を変更することができます。
Q3: プルダウンリストを削除することはできますか?
はい、できます。設定したセルを選択し、「データの入力規則」を開いて、「ルールを削除」をクリックすると、プルダウンリストを削除することができます。
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まとめ
プルダウンリストを使うことで、データの入力ミスを防ぎ、作業効率をアップすることができます。設定方法も簡単で、パソコンやスマホに詳しくない方でも安心して利用できます。ぜひ、日々の作業に取り入れてみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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