Googleスプレッドシートで特定の人だけがファイルを見られるようにする方法

Googleスプレッドシートを使っていると、「このファイルを特定の人だけに見せたい」「他の人には編集させたくない」といった場面が出てきますよね。そんなとき、ファイルの共有設定をうまく活用すれば、必要な人だけにアクセスを許可することができます。今回は、初心者の方でもわかりやすく、Googleスプレッドシートの共有設定方法を解説します。

Googleスプレッドシートの共有設定とは？

Googleスプレッドシートのイメージ

Googleスプレッドシートの共有設定を使うと、ファイルを他の人と共有することができます。共有する相手や権限を設定することで、誰がファイルを閲覧・編集できるかを管理できます。

共有の方法は2種類

特定の人と共有する方法

特定の人とだけファイルを共有したい場合、以下の手順で設定できます。

リンクを使って共有する方法

リンクを使ってファイルを共有する場合、以下の手順で設定できます。

権限の種類と使い分け

共有する際には、相手に与える権限を設定することができます。主な権限は以下の通りです。

• 閲覧者ファイルを閲覧することができますが、編集やコメントはできません。
• 閲覧者（コメント可）ファイルを閲覧し、コメントを追加することができますが、編集はできません。
• 編集者ファイルを閲覧・編集・コメントの追加ができます。

特定の人だけがファイルを見られるようにするには？

特定の人だけにファイルを見せたい場合、以下の設定を行うと良いでしょう。

• 「制限付き」に設定するこれにより、指定した人だけがファイルにアクセスできるようになります。
• 「編集者が権限を変更して共有できます」のチェックを外すこれにより、共有設定を他の人が変更できないようにします。
• 「閲覧者と閲覧者（コメント可）に、ダウンロード、印刷、コピーの項目を表示する」のチェックを外すこれにより、ファイルの内容を他の人がコピーや印刷できないようにします。

よくある質問や疑問

質問1Googleアカウントを持っていない人と共有することはできますか？

はい、Googleアカウントを持っていない人とも共有することができます。ただし、その場合は「リンクを知っている全員」に設定し、リンクを送ることでアクセスを許可する形になります。

質問2共有したファイルのアクセス履歴を確認することはできますか？

はい、Googleスプレッドシートでは「変更履歴」機能を使って、誰がいつどのような変更を行ったかを確認することができます。

質問3共有設定を変更した場合、相手には通知が届きますか？

はい、共有設定を変更すると、相手に通知が届きます。ただし、通知を送らないように設定することも可能です。

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まとめ

Googleスプレッドシートの共有設定をうまく活用すれば、特定の人だけにファイルを見せたり、編集を許可したりすることができます。セキュリティやプライバシーを守るためにも、共有設定は慎重に行いましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。