Googleスプレッドシートの新機能「複数選択プルダウン」をご存じですか？2024年7月に登場したこの機能は、従来のプルダウンリストに新たな利便性を加え、データ入力や管理をより効率的にしてくれます。今回は、この機能の基本的な使い方から、初心者でも安心して活用できるポイントまで、わかりやすくご紹介します。
複数選択プルダウンとは？
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートのプルダウンリストは、通常1つの選択肢しか選べませんでした。しかし、「複数選択プルダウン」を使うと、1つのセル内で複数の項目を選択できるようになります。例えば、出席者の名前を一度に複数選んで記録することが可能です。
設定方法
複数選択プルダウンを設定するのはとても簡単です。以下の手順で設定できます。
- 設定したいセル範囲を選択します。
- 右クリックして「データの入力規則」を選択します。
- 「リストを範囲から選択」を選び、選択肢となるセル範囲を指定します。
- 「複数選択できるようにする」にチェックを入れます。
- 「完了」をクリックして設定を保存します。
これで、指定したセルに複数選択可能なプルダウンリストが設定されます。
使い方のポイント
- 選択肢の順番に注意選択した項目は、選んだ順番でセルに表示されます。例えば、最初に「りんご」、次に「みかん」を選ぶと、セルには「りんご, みかん」と表示されます。
- 選択解除選択した項目を再度クリックすることで、選択を解除できます。
- フィルタ機能プルダウンリスト内で検索ボックスが表示されるため、項目が多い場合でも簡単に目的の選択肢を見つけることができます。
注意点と制限事項
- 表示スタイル複数選択プルダウンは「チップ」スタイルでのみ利用可能です。他のスタイルでは設定できません。
- スマートフォンアプリ現時点では、スマートフォンのGoogleスプレッドシートアプリからは複数選択プルダウンを利用できません。PC版で設定し、PC版で使用することをおすすめします。
- データの取り扱いセルに表示されるデータはカンマと半角スペースで区切られたテキスト形式です。例えば、「りんご, みかん」と表示されます。この形式を他のセルで利用する場合は、SPLIT関数などで分割することができます。
活用例
- 出席者の記録会議やイベントの出席者を複数選択して記録する際に便利です。
- タグ付け商品や記事に複数のタグを付けることで、後からの検索や整理がしやすくなります。
- 希望順位の記入希望する日時や場所を複数選んで、優先順位をつけて記入することができます。
よくある質問や疑問
Q1: 複数選択プルダウンはどのような場面で活用できますか？
会議の出席者を記録する際や、商品にタグを付ける際など、複数の選択肢を1つのセルにまとめて記録したい場面で活用できます。
Q2: スマートフォンでも複数選択プルダウンは利用できますか？
現時点では、スマートフォンのGoogleスプレッドシートアプリからは複数選択プルダウンを利用できません。PC版で設定し、PC版で使用することをおすすめします。
Q3: 複数選択プルダウンのデータを他のセルで利用するにはどうすればよいですか？
セルに表示されるデータはカンマと半角スペースで区切られたテキスト形式です。SPLIT関数などを使って分割し、他のセルで利用することができます。
まとめ
Googleスプレッドシートの「複数選択プルダウン」機能は、データ入力や管理をより効率的にする強力なツールです。設定も簡単で、さまざまな場面で活用できます。ぜひ、日々の業務や作業で試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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