Googleスプレッドシートを使っていると、データの変更や編集が多くて「前の状態に戻したい！」と思うこと、ありますよね。そんなときに役立つのが、Googleスプレッドシートの「バージョン管理」機能です。
今回は、初心者の方でもわかりやすく、スプレッドシートのバージョン管理の基本から活用方法までを解説します。パソコンやスマホの操作に不安がある方も安心してご覧ください。
バージョン管理って何？
Googleスプレッドシートのイメージ
まず、「バージョン管理」とは、スプレッドシートの過去の状態を保存しておき、必要に応じてその状態に戻すことができる機能のことです。例えば、データを入力していたときに誤って削除してしまった場合でも、以前の状態に戻すことができます。
バージョン管理の主な特徴
ここがポイント！
- 変更履歴の保存: いつ、誰が、どのような変更を加えたかが記録されます。
- 過去の状態への復元: 必要に応じて、過去の状態に戻すことができます。
- 共同編集者の確認: 複数人で編集している場合、誰がどの部分を編集したかを確認できます。
バージョン管理の使い方（パソコン編）
パソコンでの操作方法を順を追って説明します。
- スプレッドシートを開く: Googleスプレッドシートをブラウザで開きます。
- 「ファイル」メニューをクリック: 画面上部の「ファイル」をクリックします。
- 「変更履歴」を選択: ドロップダウンメニューから「変更履歴」を選び、「変更履歴を表示」をクリックします。
- 過去のバージョンを選択: 右側に表示される履歴から、戻したいバージョンを選びます。
- 「この版を復元」をクリック: 選択したバージョンを復元するには、「この版を復元」をクリックします。
スマホでのバージョン管理
スマホアプリでもバージョン管理は可能です。操作方法は以下の通りです。
- Googleスプレッドシートアプリを開く: スマホにインストールしたGoogleスプレッドシートアプリを起動します。
- 対象のスプレッドシートを選択: 編集したいスプレッドシートを開きます。
- 右上の「︙」アイコンをタップ: メニューが表示されるので、「変更履歴」を選択します。
- 過去のバージョンを確認: 表示された履歴から、戻したいバージョンを選びます。
- 「この版を復元」をタップ: 選択したバージョンを復元するには、「この版を復元」をタップします。
バージョン管理の活用例
バージョン管理を活用することで、さまざまな場面で役立ちます。
ここがポイント！
- データの誤削除の防止: 間違ってデータを削除してしまっても、過去の状態に戻すことができます。
- 共同作業の透明性確保: 誰がどの部分を編集したかを確認でき、作業の進捗を把握できます。
- 分析作業の効率化: 過去のデータと現在のデータを比較することで、変化を分析できます。
よくある質問
Q1: バージョン管理は無料で使えますか？
はい、Googleスプレッドシートのバージョン管理機能は無料で利用できます。
Q2: バージョン管理の履歴はどれくらい保存されますか？
Googleスプレッドシートでは、過去の変更履歴が自動的に保存され、必要に応じて遡って確認できます。
Q3: スマホでもバージョン管理はできますか？
はい、スマホのGoogleスプレッドシートアプリでもバージョン管理機能を利用できます。
まとめ
Googleスプレッドシートのバージョン管理機能を活用することで、データの誤削除や編集ミスを防ぎ、安心して作業を進めることができます。パソコンでもスマホでも簡単に操作できるので、ぜひ活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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