Googleスプレッドシートを使っていると、別のシートやファイルにあるデータを参照したい場面がよくありますよね。例えば、売上管理シートのデータを集計用のシートに表示させたいときなどです。今回は、そんなときに便利な関数「IMPORTRANGE（インポートレンジ）」と「VLOOKUP（ブイルックアップ）」を使った方法を、初心者の方にもわかりやすくご紹介します。
IMPORTRANGE関数で別シートのデータを参照する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
IMPORTRANGE関数とは？
IMPORTRANGE関数は、別のスプレッドシートから指定したセル範囲のデータを取り込むための関数です。これを使うと、元のデータが更新されると、参照先のデータも自動で更新されるので、手動でのデータ入力の手間が省けます。
使い方の手順
以下の手順で、IMPORTRANGE関数を使って別シートのデータを参照できます。
- 参照元のスプレッドシートのURLをコピーします。
- 参照元のシート名とセル範囲を確認します。
- 参照先のスプレッドシートで、IMPORTRANGE関数を入力します。
例えば、参照元のスプレッドシートのURLが「(https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123/edit#gid=0」で、シート名が「売上管理」、セル範囲が「F10」の場合、参照先のセルに以下のように入力します。)
=IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/abc123/edit#gid=0", "売上管理!F10")
初めて参照する場合、「アクセスを許可しますか？」と表示されるので、「許可」をクリックしてください。
注意点
IMPORTRANGE関数を使用する際の注意点は以下の通りです。
- 参照元のスプレッドシートが非公開の場合、アクセスできません。
- 参照先のスプレッドシートで、データを編集することはできません。表示のみとなります。
- 参照元のデータが削除されると、参照先にも影響があります。
VLOOKUP関数で同一スプレッドシート内の別シートのデータを参照する方法
VLOOKUP関数とは？
VLOOKUP関数は、指定した範囲から検索値を探し、対応するデータを返す関数です。同一スプレッドシート内の別シートのデータを参照する際に便利です。
使い方の手順
以下の手順で、VLOOKUP関数を使って別シートのデータを参照できます。
- 参照元のシート名とセル範囲を確認します。
- 参照先のセルにVLOOKUP関数を入力します。
例えば、参照元のシート名が「商品マスタ」で、セル範囲が「\:B10」の場合、商品コードを検索して商品名を取得するには、以下のように入力します。
=VLOOKUP(検索値, '商品マスタ'!B10, 2, FALSE)
ここで、「検索値」は参照先のセルに入力された商品コード、「’商品マスタ’!\:B10」は参照元の範囲、「2」は商品名が含まれる列番号、「FALSE」は完全一致で検索することを指定しています。
注意点
VLOOKUP関数を使用する際の注意点は以下の通りです。
- 検索値は範囲の最左列にある必要があります。
- 検索値が見つからない場合、エラーが表示されます。
- 範囲内のデータが変更されると、参照先の結果も変わります。
よくある質問や疑問
Q1: IMPORTRANGE関数で参照元のデータが更新されない場合、どうすればよいですか？
IMPORTRANGE関数は、参照元のデータが更新されると自動で反映されるはずですが、反映に時間がかかることがあります。しばらく待っても更新されない場合は、参照先のセルを再度編集することで更新されることがあります。
Q2: VLOOKUP関数で検索値が見つからない場合、エラーを表示させたくないのですが、どうすればよいですか？
VLOOKUP関数とIFERROR関数を組み合わせることで、エラーを表示させないようにできます。例えば、以下のように入力します。
=IFERROR(VLOOKUP(検索値, '商品マスタ'!B10, 2, FALSE), "該当なし")
これにより、検索値が見つからない場合、「該当なし」と表示されます。
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まとめ
Googleスプレッドシートで別シートのデータを参照する方法として、IMPORTRANGE関数とVLOOKUP関数をご紹介しました。これらの関数を活用することで、データの集計や分析が効率化されます。初めて使う方でも、手順に沿って操作すれば簡単に導入できます。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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