Googleスプレッドシートで「データ入力制限」を設定する方法｜初心者でも安心ガイド

Googleスプレッドシートを使っていると、「データを入力する際に間違えたくない」「他の人に入力してもらうときにミスを防ぎたい」と思うこと、ありますよね。

そんなときに便利なのが「データの入力規則」という機能です。これを使うと、特定のセルに入力できる内容を制限したり、選択肢をプルダウンメニューで表示させたりできます。これにより、入力ミスを減らし、データの整合性を保つことができます。

今回は、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心して使えるように、わかりやすく解説します。

データの入力規則とは？

Googleスプレッドシートのイメージ

「データの入力規則」は、スプレッドシートのセルに入力できる内容を制限する機能です。例えば、特定の文字列や数字、日付などのみを入力できるように設定することができます。これにより、誤ったデータの入力を防ぎ、データの整合性を保つことができます。

よく使う入力規則の設定方法

プルダウンリストを作成する

プルダウンリストを作成すると、あらかじめ設定した選択肢から入力できるようになります。これにより、入力ミスを防ぎ、データの統一性を保つことができます。

手順は以下の通りです

数字のみを入力できるようにする

金額や数量など、数字のみを入力したい場合に便利です。これにより、文字や記号の入力ミスを防ぐことができます。

手順は以下の通りです

日付をカレンダーから選択できるようにする

日付を入力する際に、カレンダーから選択できるようにすると、入力ミスを防ぎ、作業効率をアップさせることができます。

手順は以下の通りです

チェックボックスを追加する

進捗状況や完了確認など、チェックボックスを使うと視覚的にわかりやすくなります。これにより、タスクの進捗状況を簡単に把握することができます。

手順は以下の通りです

これで、選択したセルにチェックボックスが追加されます。

よくある質問や疑問

Q1: 入力規則が適用されない場合、どうすればいいですか？

入力規則を設定したセルに対して、間違った形式で入力するとエラーメッセージが表示されます。もし適用されていない場合、設定が正しく行われているか、条件に間違いがないかを確認してみましょう。また、他のセルと同じように設定がされているかも確認してみてください。

Q2: 入力規則を後から変更できますか？

はい、後からでも変更は可能です。設定を変更したいセルを選んで、「データ」→「データの入力規則」から新しい条件を設定することができます。

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まとめ

Googleスプレッドシートの「データの入力規則」を活用することで、入力ミスを減らし、データの整合性を保つことができます。プルダウンリストや数値制限、日付入力など、さまざまな制限を設定することができます。これにより、作業効率をアップさせることができます。

操作に不安がある方でも、手順を順番に進めていけば簡単に設定できます。ぜひ試してみてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。