Googleスプレッドシートを使っていると、他の人と一緒に作業をしたいと思うことがありますよね。でも、「共有設定」や「編集権限」のことがよくわからない、という方も多いと思います。実際にどのように設定すればよいか、どの権限を与えるべきか、といった悩みを持っている方に向けて、今回はその方法を初心者にもわかりやすくお伝えします。この記事を読んで、あなたもすぐにGoogleスプレッドシートを使って、他の人とスムーズに共同作業ができるようになりますよ！
Googleスプレッドシートの共有と編集権限とは
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートを他の人と共有するには、まずその「共有」設定を行う必要があります。これを行うことで、他の人がそのシートを見たり、編集したりできるようになります。でも、どのような権限を与えるかが問題です。
共有設定の基本
Googleスプレッドシートで他の人と共有する際に、まず設定する必要があるのは「権限」の種類です。権限には、主に以下の3種類があります。
- 閲覧者シートを「見る」だけの権限。編集やコメントはできません。
- コメント可シートにコメントはできるけれど、実際の編集はできません。
- 編集者シートの内容を変更したり、他の人に対して権限を変更したりできます。
共有リンクの設定
シートを他の人と共有する方法として、リンクを使うことができます。共有する相手のメールアドレスを指定するだけでなく、「リンクを知っている全員に共有」することもできます。その場合、リンクを知っていれば誰でもアクセス可能ですが、権限は慎重に設定することが大切です。
Googleスプレッドシートの編集権限を設定する方法
次に、実際にGoogleスプレッドシートで「編集権限」を設定する方法を見ていきましょう。編集権限を設定すると、その人がシートを変更できるようになりますが、誰にどの権限を与えるべきかを慎重に考えることが大切です。
手順1Googleスプレッドシートを開く
まずは、共有したいスプレッドシートを開きます。シートを開いたら、右上にある「共有」ボタンをクリックします。
手順2共有設定画面を開く
「共有」ボタンをクリックすると、共有設定画面が表示されます。この画面で、誰とシートを共有するかを決めることができます。
手順3メールアドレスを入力する
共有したい相手のメールアドレスを入力します。すると、その相手にシートへのアクセスを招待できます。
手順4権限を設定する
次に、相手にどの権限を与えるかを設定します。前述の「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選びます。編集者の場合、他のユーザーに対しても権限を変更できるので、その点も考慮して設定しましょう。
手順5送信する
最後に、「送信」ボタンをクリックすると、設定が完了し、相手がシートにアクセスできるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 共有したシートの内容が他の人に編集されてしまうのが不安です。どうすればいいですか？
もし、他の人に編集されたくない場合は、権限を「閲覧者」や「コメント可」に設定しましょう。「編集者」に設定すると、相手が自由に変更できてしまうので注意が必要です。どうしても不安な場合は、定期的にシートの内容をチェックすることをお勧めします。
Q2: シートを「リンクを知っている全員」に共有する場合、どのように設定すればよいですか？
シートを「リンクを知っている全員」に共有したい場合は、共有設定画面で「リンクを知っている全員」を選択し、その後に権限を設定します。この方法を使うと、リンクを持っている誰でもアクセスできるようになります。ただし、権限設定を「閲覧者」や「コメント可」にすれば、他の人がシートを編集する心配はありません。
まとめ
Googleスプレッドシートで他の人と共同作業を行う際には、「共有設定」や「編集権限」の設定が大切です。適切な権限を与えることで、安心してシートを共有でき、効率よく作業を進めることができます。初心者の方でも、この手順を守れば簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね。もし疑問点やお悩みがあれば、お気軽にLINEでお声掛けください！
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