Googleスプレッドシートで権限を自動設定する方法｜初心者でもできる簡単ガイド

「Googleスプレッドシートで権限を自動設定したいけど、どうすればいいの？」とお悩みの方へ。特にパソコンやスマホに不安がある方でも安心してできる方法を、わかりやすくご紹介します。

Googleスプレッドシートの権限設定とは？

Googleスプレッドシートのイメージ

まずは基本から。Googleスプレッドシートでは、他の人とファイルを共有する際に、相手に与える権限を細かく設定できます。これにより、誰が何をできるかをコントロールできるため、情報の漏洩や誤操作を防ぐことができます。

権限設定の種類と使い分け

Googleスプレッドシートには、主に以下の3つの権限があります。

自動で権限を設定する方法

手動で権限を設定するのは少し手間ですが、Google Apps Script（GAS）を使うと、特定のユーザーだけがシートを表示または編集できるように自動で設定できます。

例えば、以下のコードを使うと、特定のユーザーだけが「秘密のシート」を表示できるようになります。

function hideSheetForUsers() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("秘密のシート");
  var user = Session.getActiveUser().getEmail();
  var allowedUsers = ; // 許可するユーザー

  if (allowedUsers.includes(user)) {
    sheet.showSheet();
  } else {
    sheet.hideSheet();
  }
}

このコードをスプレッドシートに組み込むことで、ユーザーごとにシートの表示・非表示を自動で切り替えることができます。

初心者でもできる！自動設定の手順

ステップ1スプレッドシートを開き、上部メニューの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。

ステップ2表示されたエディタに、上記のコードを貼り付けます。

ステップ3「保存」ボタンをクリックし、プロジェクト名を入力します。

ステップ4「トリガー」を設定して、スプレッドシートを開いたときに自動でコードが実行されるようにします。

よくある質問や疑問

Q1: 他の人が編集できないようにするにはどうすればいいですか？

他の人が編集できないようにするには、共有時に「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」の権限を設定してください。また、特定のセルやシートを保護することで、誤って編集されるのを防ぐことができます。

Q2: 自分が編集できない場合、どうすればいいですか？

編集権限がない場合、ファイルのオーナーに連絡して、編集権限を付与してもらう必要があります。

Q3: リンクを使って共有する場合、誰でもアクセスできるようになりますか？

はい、リンクを使って共有する場合、「リンクを知っている全員」に設定すると、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようになります。ただし、セキュリティ上のリスクもあるため、注意が必要です。

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まとめ

Googleスプレッドシートでの権限設定は、手動でもできますが、Google Apps Scriptを使うことで、自動で権限を設定することも可能です。初心者でも簡単にできる方法をご紹介しましたので、ぜひ試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。