「Googleスプレッドシートで権限を自動設定したいけど、どうすればいいの？」とお悩みの方へ。特にパソコンやスマホに不安がある方でも安心してできる方法を、わかりやすくご紹介します。
Googleスプレッドシートの権限設定とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは基本から。Googleスプレッドシートでは、他の人とファイルを共有する際に、相手に与える権限を細かく設定できます。これにより、誰が何をできるかをコントロールできるため、情報の漏洩や誤操作を防ぐことができます。
権限設定の種類と使い分け
Googleスプレッドシートには、主に以下の3つの権限があります。
- 閲覧者ファイルの内容を確認することができますが、編集やコメントの追加はできません。
- 閲覧者（コメント可）ファイルの内容を確認し、コメントを追加することができますが、編集はできません。
- 編集者ファイルの内容を確認し、編集やコメントの追加ができます。
自動で権限を設定する方法
手動で権限を設定するのは少し手間ですが、Google Apps Script（GAS）を使うと、特定のユーザーだけがシートを表示または編集できるように自動で設定できます。
例えば、以下のコードを使うと、特定のユーザーだけが「秘密のシート」を表示できるようになります。
function hideSheetForUsers() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("秘密のシート");
var user = Session.getActiveUser().getEmail();
var allowedUsers = ; // 許可するユーザー
if (allowedUsers.includes(user)) {
sheet.showSheet();
} else {
sheet.hideSheet();
}
}
このコードをスプレッドシートに組み込むことで、ユーザーごとにシートの表示・非表示を自動で切り替えることができます。
初心者でもできる！自動設定の手順
ステップ1スプレッドシートを開き、上部メニューの「拡張機能」から「Apps Script」を選択します。
ステップ2表示されたエディタに、上記のコードを貼り付けます。
ステップ3「保存」ボタンをクリックし、プロジェクト名を入力します。
ステップ4「トリガー」を設定して、スプレッドシートを開いたときに自動でコードが実行されるようにします。
よくある質問や疑問
Q1: 他の人が編集できないようにするにはどうすればいいですか？
他の人が編集できないようにするには、共有時に「閲覧者」または「閲覧者（コメント可）」の権限を設定してください。また、特定のセルやシートを保護することで、誤って編集されるのを防ぐことができます。
Q2: 自分が編集できない場合、どうすればいいですか？
編集権限がない場合、ファイルのオーナーに連絡して、編集権限を付与してもらう必要があります。
Q3: リンクを使って共有する場合、誰でもアクセスできるようになりますか？
はい、リンクを使って共有する場合、「リンクを知っている全員」に設定すると、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるようになります。ただし、セキュリティ上のリスクもあるため、注意が必要です。
まとめ
Googleスプレッドシートでの権限設定は、手動でもできますが、Google Apps Scriptを使うことで、自動で権限を設定することも可能です。初心者でも簡単にできる方法をご紹介しましたので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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