「Googleスプレッドシートでスケジュール通知を設定したいけれど、難しそうで不安…」そんなお悩みをお持ちの方へ、初心者でも安心して実践できる方法をご紹介します。
スプレッドシートでスケジュール通知を設定する理由
Googleスプレッドシートのイメージ
スプレッドシートは、タスクや予定を管理するのに便利なツールですが、通知機能がないため、手動で確認する手間がかかります。しかし、Google Apps Script（GAS）を使えば、指定した日時に自動で通知を受け取ることが可能です。これにより、予定の見逃しを防ぎ、効率的なスケジュール管理が実現できます。
初心者でもできる！スケジュール通知の設定手順
ステップ1スプレッドシートを準備する
まず、Googleスプレッドシートを開き、以下のような項目を含むスケジュール管理表を作成します
- イベント名
- 開始日時
- 通知日時
- 通知先メールアドレス
- 備考
これらの情報を入力することで、後の通知設定がスムーズに行えます。
ステップ2Google Apps Scriptを開く
スプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」を選択し、スクリプトエディタを開きます。
ステップ3通知用のスクリプトを入力する
以下のスクリプトをコピーして、スクリプトエディタに貼り付けます
javascript
function scheduleAlert() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("スケジュール管理");
var data = sheet.getDataRange().getValues();
var now = new Date();
for (var i = 1; i < data.length; i++) {
var eventName = data;
var eventDate = new Date(data);
var alertDate = new Date(data);
var email = data;
var alerted = data;
if (alerted !== "済" && alertDate <= now) {
var subject = "予定のリマインダー: " + eventName;
var body = "以下の予定があります:\n\n" +
"イベント名: " + eventName + "\n" +
"日時: " + eventDate + "\n\n" +
"お忘れなくご確認ください。";
MailApp.sendEmail(email, subject, body);
sheet.getRange(i + 1, 5).setValue("済");
}
}
}
このスクリプトは、スケジュール管理表の「通知日時」が現在日時と一致する場合に、指定されたメールアドレスにリマインダーメールを送信します。
ステップ4トリガーを設定する
スクリプトエディタの画面で「時計」アイコン（トリガー）をクリックし、新しいトリガーを設定します
- 関数を選択scheduleAlert
- イベントのソースを選択時間主導型
- タイプを選択分単位のタイマー
- 分の間隔を選択5分ごと
これにより、5分ごとにスクリプトが実行され、通知が必要な場合にメールが送信されます。
よくある質問や疑問
Q1: スクリプトの編集は難しいですか？
初心者でも安心して編集できます。上記の手順に従ってスクリプトをコピー＆ペーストするだけで、特別な知識は不要です。
Q2: 通知の頻度を変更できますか？
はい、トリガーの設定で実行間隔を変更できます。例えば、1時間ごとや1日1回など、用途に応じて設定可能です。
Q3: 通知先を複数人に設定できますか？
はい、スプレッドシートの「通知先メールアドレス」欄に複数のメールアドレスをカンマ区切りで入力することで、複数人に通知を送信できます。
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まとめ
GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Scriptを活用すれば、初心者でも簡単にスケジュール通知を設定できます。これにより、予定の見逃しを防ぎ、効率的なスケジュール管理が可能となります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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