こんにちは！今回は、「Googleスプレッドシート 共有」について、パソコンやスマホの操作に不慣れな方でもわかりやすく解説します。この記事を読むことで、スプレッドシートの共有方法や注意点が理解できますよ。
Googleスプレッドシートの共有とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートは、オンライン上で表計算ができる便利なツールです。共有機能を使えば、他の人と同じシートを同時に編集したり、閲覧したりできます。これにより、チームでの作業や家族との情報共有がスムーズになります。
パソコンでの共有方法
パソコンでの共有方法を知っておけば、好きな時に複数人で同じシートを同時に編集・閲覧することができるということは業務効率や作業効率をあげることができます。しっかりと理解しておきましょう。
特定の相手と共有する方法
パソコンで特定の相手とスプレッドシートを共有する手順は以下の通りです。
- 共有したいスプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 右側のドロップダウンメニューから、相手に付与するアクセス権限（閲覧者、コメント可、編集者）を選択します。
- 「送信」をクリックして、共有を完了します。
これで、指定した相手にスプレッドシートが共有されます。
リンクを使って共有する方法
リンクを使ってスプレッドシートを共有する手順は以下の通りです。
- 共有したいスプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを取得」の欄で、「リンクをコピー」をクリックします。
- 必要に応じて、リンクのアクセス権限を設定します（閲覧者、コメント可、編集者）。
- コピーしたリンクを、メールやチャットなどで共有したい相手に送信します。
リンクを知っている人なら誰でもアクセスできる設定にすると、情報漏洩のリスクがあるため注意が必要です。
スマートフォンでの共有方法
スマートフォンでも、Googleスプレッドシートの共有は可能です。以下に手順を示します。
特定の相手と共有する方法
特定の相手と共有する方法を知っておけば、指定した人とデータを共有する時に便利ですよ。
- Googleスプレッドシートのアプリを開き、共有したいファイルを選択します。
- 画面右上の「共有」アイコンをタップします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 右側のドロップダウンメニューから、相手に付与するアクセス権限を選択します。
- 「送信」をタップして、共有を完了します。
リンクを使って共有する方法
- Googleスプレッドシートのアプリを開き、共有したいファイルを選択します。
- 画面右上の「共有」アイコンをタップします。
- 「リンクを取得」の欄で、「リンクをコピー」をタップします。
- 必要に応じて、リンクのアクセス権限を設定します。
- コピーしたリンクを、メールやチャットなどで共有したい相手に送信します。
スマートフォンでも、パソコンと同様に共有が可能です。
共有時の注意点
スプレッドシートを共有する際には、以下の点に注意しましょう。
- アクセス権限の設定相手に適切な権限（閲覧、コメント、編集）を付与しましょう。
- リンクの共有範囲リンクを知っている人全員がアクセスできる設定にすると、情報漏洩のリスクがあります。
- 共有の解除不要になった共有は、適切に解除しましょう。
これらの点に注意することで、安全にスプレッドシートを共有できます。
よくある質問や疑問
Q1: スプレッドシートを共有した相手が編集できないのはなぜですか？
共有時に相手のアクセス権限が「閲覧者」や「コメント可」になっている可能性があります。編集を許可するには、アクセス権限を「編集者」に変更してください。
Q2: 共有したスプレッドシートのリンクを知っている人全員がアクセスできる設定にすると、どんなリスクがありますか？
リンクを知っている人なら誰でもアクセスできるため、意図しない第三者に情報が漏れる可能性があります。機密性の高い情報を含む場合は、特定の相手にのみ共有する設定をおすすめします。
まとめ
Googleスプレッドシートの共有機能を活用することで、他の人と効率的に情報を共有できます。パソコンやスマートフォンから簡単に共有できるため、ぜひ活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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