「勤怠管理って難しそう…」と感じているあなたへ。Googleスプレッドシートを使えば、初心者でも簡単に勤怠管理ができるんです。パソコンやスマホに自信がなくても大丈夫。今回は、手順を追ってわかりやすく解説しますので、安心して進めてくださいね。
Googleスプレッドシートで勤怠管理を始める前に知っておきたいポイント
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートは、インターネット上で使える無料の表計算ツールです。Excelのように使えますが、インストール不要で、どのパソコンやスマホからでもアクセスできます。
勤怠管理をスプレッドシートで行うと、以下のようなメリットがあります
- 複数人で同時に編集・確認ができる
- 自動保存されるので、保存し忘れの心配がない
- プルダウンリストやチェックボックスで入力ミスを防げる
- 集計やグラフ化も簡単にできる
これらの機能を活用すれば、勤怠管理がぐっと楽になりますよ。
初心者でもできる！勤怠管理表の作り方ステップアップ法
ステップ1新しいスプレッドシートを作成する
まずは、Googleスプレッドシートを開きます。
Google Chromeを開き、画面右上の9つの■をクリックし、を選択します。
次に、をクリックすると、新しいスプレッドシートが開きます。
ステップ2勤怠管理表の見出しと項目を入力する
新しいシートが開いたら、まずはタイトルを入力しましょう。
例えば、「2025年10月 勤怠管理表」と入力します。
次に、以下のような項目を入力します
- 日付
- 曜日
- 出勤時間
- 退勤時間
- 休憩時間
- 勤務時間
- 備考
これらの項目を入力することで、勤怠管理表の基本が整います。
ステップ3プルダウンリストで入力を簡単にする
プルダウンリストを使うと、選択肢から項目を選ぶだけで入力が完了します。
例えば、「曜日」の欄にプルダウンリストを設定することで、曜日を手入力する手間が省けます。
プルダウンリストを設定するには、以下の手順を行います
- プルダウンリストを設定したいセルを選択します。
- メニューバーのをクリックし、を選択します。
- のを選択し、曜日（例月曜日,火曜日,水曜日,木曜日,金曜日）を入力します。
- をクリックすると、プルダウンリストが設定されます。
これで、曜日の入力が簡単になります。
ステップ4条件付き書式で見やすくする
条件付き書式を使うと、特定の条件に応じてセルの色を変えることができます。
例えば、勤務時間が8時間以上の場合にセルの背景色を緑にすることで、視覚的にわかりやすくなります。
条件付き書式を設定するには、以下の手順を行います
- 書式を変更したいセル範囲を選択します。
- メニューバーのをクリックし、を選択します。
- で「セルの値が次の値以上」を選択し、8を入力します。
- で背景色を緑に設定し、をクリックします。
これで、勤務時間が8時間以上の場合にセルの背景色が緑になります。
ステップ5チェックボックスで確認作業を効率化する
チェックボックスを使うと、確認作業を効率的に進めることができます。
例えば、「備考」欄にチェックボックスを設定し、確認した項目にチェックを入れることで、進捗状況が一目でわかります。
チェックボックスを挿入するには、以下の手順を行います
- チェックボックスを挿入したいセル範囲を選択します。
- メニューバーのをクリックし、を選択します。
これで、選択したセルにチェックボックスが挿入されます。
よくある質問や疑問
Q1: 勤怠管理表を複数人で共有するにはどうすればいいですか？
スプレッドシートの右上にあるボタンをクリックし、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
その際、相手に「閲覧者」「コメント可」「編集者」の権限を設定できます。
Q2: 勤怠管理表をスマホでも使えますか？
はい、Googleスプレッドシートはスマートフォンやタブレットでも利用できます。
App StoreやGoogle Playから「Google スプレッドシート」アプリをダウンロードし、Googleアカウントでログインすれば、どこでも勤怠管理が可能です。
Q3: 勤怠管理表をExcelに変換できますか？
はい、スプレッドシートのファイルをExcel形式でダウンロードすることができます。
メニューからを選択し、をクリックすると、Excel形式で保存できます。
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まとめ
Googleスプレッドシートを使った勤怠管理は、初心者でも簡単に始められます。
プルダウンリストやチェックボックス、条件付き書式などの機能を活用することで、入力ミスを減らし、視覚的にわかりやすい管理表を作成できます。
ぜひ、今回ご紹介した手順を参考にして、勤怠管理を効率化してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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