Googleスプレッドシートを使っていると、データが増えてきて「どこに何があるのか分からなくなる…」なんてこと、ありませんか？そんなときに便利なのが「検索」と「置換」機能です。これらをうまく使えば、作業がぐっと楽になりますよ。
基本の検索方法Ctrl + Fでサクッと探す
Googleスプレッドシートのイメージ
まずは、最も簡単な方法から。Windowsなら「Ctrl + F」、Macなら「Command + F」を押してみてください。画面の右上に小さな検索ボックスが表示されます。そこに探したい言葉を入力すると、シート内でその言葉がハイライトされます。該当する場所が順番に表示されるので、どんどん移動して確認できますよ。
もっと詳しく検索したいときは「検索と置換」機能を使おう
「Ctrl + F」では物足りないと感じたら、上部メニューの「編集」から「検索と置換」を選んでみてください。すると、こんな画面が表示されます。
検索する文字列探したい言葉を入力します。
置換後の文字列その言葉を別の言葉に変えたいときに入力します。
検索範囲シート全体や特定の範囲を指定できます。
オプション大文字と小文字の区別や、完全一致、正規表現を使った検索など、細かい設定ができます。
例えば、社員名簿で「田中様」を「田中さん」に統一したいとき、「検索する文字列」に「田中様」、「置換後の文字列」に「田中さん」と入力し、「すべて置換」をクリックするだけで、一括で変更できます。
正規表現を使ってもっと高度な検索・置換をしよう
「正規表現」という言葉、聞いたことがありますか？これは、文字のパターンを指定して検索や置換を行う方法です。例えば、数字だけを検索したいときや、特定の文字列が含まれる場所を探したいときに便利です。
「検索と置換」の画面で「正規表現を使用」にチェックを入れると、正規表現を使った検索が可能になります。例えば、数字だけを検索したいときは「\d+」と入力すると、数字が含まれる場所をすべて見つけることができます。
スマホでも検索・置換はできるの？
もちろん、スマホでも検索や置換は可能です。ただし、パソコン版に比べて機能が制限されていることがあります。例えば、正規表現を使った検索や、数式内の文字列を置換することはできません。しかし、簡単な検索や置換であれば、スマホでも十分に活用できます。
よくある質問や疑問
検索しても結果が出ないのはなぜですか？
考えられる原因としては、以下のようなものがあります。
検索範囲が限定されている検索範囲が「このシート」や「特定の範囲」に設定されている場合、他のシートや範囲には該当するデータがあっても表示されません。
大文字と小文字の区別検索時に「大文字と小文字を区別する」にチェックが入っていると、例えば「apple」と「Apple」は別のものとして扱われます。
隠れた行や列がある隠れている行や列には検索結果が表示されないことがあります。
これらを確認してみてください。
置換を使ってデータを削除することはできますか？
はい、できます。置換後の文字列を空欄にすることで、特定の文字列を削除することができます。例えば、「未回答」を削除したい場合、「検索する文字列」に「未回答」、「置換後の文字列」に何も入力せず、「すべて置換」をクリックすると、シート内の「未回答」がすべて削除されます。
数式内の文字列を置換することはできますか？
はい、できます。「検索と置換」の画面で「数式内も検索」にチェックを入れると、数式内の文字列も対象になります。これを使えば、例えば「IF関数」の中の文字列を一括で変更することができます。
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まとめ
Googleスプレッドシートの検索と置換機能をうまく使えば、データの管理や修正がぐっと楽になります。最初は少し戸惑うかもしれませんが、繰り返し使っていくうちに、自然と身についていきますよ。
もし操作中に「これってどうやるの？」と疑問に思ったことがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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