Googleスプレッドシートを使っていると、「このファイル、他の人と一緒に編集できるのかな?」と疑問に思うこと、ありますよね。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方にとっては、共有や編集権限の設定が難しく感じられるかもしれません。
でも安心してください!今回は、Googleスプレッドシートの編集権限について、初心者の方でもわかりやすく、親しみやすい言葉で解説します。これを読めば、誰でも簡単にスプレッドシートを共有し、共同編集ができるようになりますよ。
編集権限って何?
Googleスプレッドシートを他の人と共有する際、相手にどのような操作を許可するかを設定できます。これを「編集権限」と言います。主に以下の3種類があります。
- 閲覧者ファイルを閲覧することはできますが、編集やコメントはできません。
- 閲覧者(コメント可)ファイルを閲覧し、コメントを追加することができますが、編集はできません。
- 編集者ファイルを閲覧・編集・コメントの追加が可能です。
スプレッドシートを共有する方法
では、実際にスプレッドシートを共有する方法を見ていきましょう。パソコンとスマホでの操作方法をそれぞれご紹介します。
パソコンでの共有方法
- Googleスプレッドシートを開きます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手に付与する権限(閲覧者、閲覧者(コメント可)、編集者)を選択します。
- 「送信」ボタンをクリックして完了です。
スマホでの共有方法
- Googleスプレッドシートアプリを開きます。
- 共有したいファイルを選択します。
- 画面右上の「共有」アイコンをタップします。
- 「ユーザーまたはグループを追加」の欄に共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手に付与する権限を選択し、「送信」アイコンをタップして完了です。
特定のシートやセルの編集を制限する方法
「このシートだけは他の人に編集させたくない」「このセルだけは触られたくない」といった場合、特定のシートやセルを保護することができます。
シート全体を保護する方法
- 保護したいシートのシート名を右クリックし、「シートを保護」を選択します。
- 「保護されているシートと範囲」の画面で「シート」のタブを選択し、「権限を設定」をクリックします。
- 「この範囲を編集できるユーザーを制限する」にチェックを入れ、「自分のみ」を選択します。
- 「完了」ボタンをクリックして設定完了です。
セル範囲を保護する方法
- 保護したいセル範囲を選択します。
- 右クリックし、「シートを保護」を選択します。
- 「保護されているシートと範囲」の画面で「範囲」のタブを選択し、「権限を設定」をクリックします。
- 「この範囲を編集できるユーザーを制限する」にチェックを入れ、「自分のみ」を選択します。
- 「完了」ボタンをクリックして設定完了です。
よくある質問や疑問
Q1: 共有したのに編集できないのはなぜですか?
共有時に相手の権限が「閲覧者」や「閲覧者(コメント可)」になっている可能性があります。相手の権限を「編集者」に変更することで、編集が可能になります。
Q2: スプレッドシートを他の形式で保存する方法はありますか?
はい、「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、希望する形式(例Microsoft Excel、PDF)を選ぶことで保存できます。
Q3: スマホで文字入力ができない場合、どうすればいいですか?
セルをタップして選択し、「テキストか数式を入力」と表示されている部分をタップします。右上の「Aa」アイコンをタップし、アイコン内の文字が「123」に変わったら文字入力ができるようになります。
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まとめ
Googleスプレッドシートの編集権限を理解し、適切に設定することで、共同作業がスムーズに進みます。特に、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも、今回ご紹介した手順を参考にすれば、安心して利用できるようになるはずです。
他にも疑問やお悩みがあれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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