こんにちは!Googleスプレッドシートを使っていると、「このファイルを開くには権限が必要です」と表示されて困った経験、ありませんか?
実は、スプレッドシートの「閲覧権限」はとても大切な設定で、正しく管理しないと、せっかく作った資料が誰にも見てもらえなかったり、逆に見られてはいけない人に見られてしまうことも…。
今回は、初心者の方でも安心して理解できるように、Googleスプレッドシートの閲覧権限の設定方法を、わかりやすく解説します。
Googleスプレッドシートの閲覧権限とは?
Googleスプレッドシートの「閲覧権限」は、誰がそのシートを見られるか、または編集できるかを決める設定です。
主に以下の3つの権限があります
閲覧者シートの内容を読むことができるが、編集やコメントはできません。
閲覧者(コメント可)シートを読み、コメントを追加できますが、内容の編集はできません。
編集者シートの内容を編集したり、コメントを追加したりできます。
例えば、家計簿を家族と共有する場合は「閲覧者(コメント可)」に設定し、みんなで意見を出し合えるようにすると良いですね。
閲覧権限を設定する方法(パソコン編)
では、実際に閲覧権限を設定する手順を見てみましょう。
- スプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 右側のドロップダウンメニューから、相手に与える権限(「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」)を選択します。
- 必要に応じてメッセージを入力し、「送信」をクリックします。
これで、指定した相手に対して閲覧権限が設定されます。
閲覧権限を設定する方法(スマホ編)
スマホからでも簡単に閲覧権限を設定できます。
- スプレッドシートを開き、右上の「共有」アイコンをタップします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 権限を選択し、「送信」をタップします。
これで、スマホからでも簡単に共有設定ができます。
よくある質問とその解決方法
Q1: 「アクセス権が必要です」と表示された場合、どうすればいいですか?
このメッセージが表示された場合、2つの可能性があります
自分のGoogleアカウントが異なる複数のGoogleアカウントをお持ちの場合、正しいアカウントでログインしているか確認してください。
共有設定がされていないスプレッドシートのオーナーに連絡し、アクセス権限を付与してもらいましょう。
Q2: 閲覧権限を変更したい場合、どうすればいいですか?
権限を変更するには、スプレッドシートを開き、「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄で、変更したい相手を選択します。
- 右側のドロップダウンメニューから、新しい権限を選択します。
- 「送信」をクリックして変更を保存します。
これで、相手の権限が変更されます。
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まとめ
Googleスプレッドシートの閲覧権限設定は、情報を安全に共有するために非常に重要です。
権限を適切に設定することで、誤ってデータを編集される心配も減り、安心して共同作業ができます。
もし、設定方法がわからない場合や不安な点があれば、お気軽にLINEでお声掛けください。
一緒に解決して、スプレッドシートをもっと便利に使いこなしましょう!
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