Googleスプレッドシートで承認フローを自動化する方法｜初心者向けガイド

Googleスプレッドシートを使って、業務での承認フローを自動化したいけれど、難しそうに感じている方は多いかもしれません。実際、最初はわかりにくいかもしれませんが、少しの設定で業務の効率を大幅にアップさせることができます。今回は、その方法を初心者でもわかりやすいように説明しますので、心配しないでくださいね。

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートは、インターネット上で使える無料の表計算ソフトです。パソコンやスマホからアクセスでき、複数人で同時に編集できるので、チームでの作業に便利です。

承認フローとは？

承認フローとは、例えば「上司が部下の提出物を確認して承認する」といった、一連の決裁の流れを意味します。通常、このプロセスを手作業で行うのは時間がかかり、ミスが生じることもあります。そこで、自動化を使って効率化を図ります。

Googleスプレッドシートで承認フローを自動化する理由

承認フローをGoogleスプレッドシートで自動化することで、以下のようなメリットがあります

これらのメリットを享受することで、時間を節約し、仕事の効率を大幅に向上させることができます。

承認フローを自動化するための手順

ステップ1: Googleスプレッドシートの準備

まずはGoogleスプレッドシートを開き、承認フローに必要なカラムを作成します。例えば、「申請者」「申請内容」「承認者」「承認状況」などです。これらを整理して、どの情報が必要なのかを確認しましょう。

ステップ2: Google Apps Scriptを使う

Google Apps Scriptは、スプレッドシートをより便利にするためのプログラムを書けるツールです。このツールを使って、承認フローを自動化するためのスクリプトを作成します。初心者でも簡単なコードを使うことで、承認者に自動で通知を送ることができます。

ステップ3: 承認フローを動かすための設定

スクリプトを設定したら、実際に承認の流れをシミュレーションしてみます。例えば、申請が追加されると、承認者に自動的にメールが届き、承認の状態がスプレッドシート上で更新されるようにします。この時、Google Apps Scriptを使って、「承認待ち」「承認済み」などの状態を反映させましょう。

ステップ4: 自動化が正しく動作しているか確認

自動化を設定した後は、必ず動作確認を行いましょう。実際に申請をしてみて、承認者に通知が届き、承認の結果がスプレッドシートに正しく反映されるか確認します。これで、自動化の準備が整います。

よくある質問や疑問

Q1: Googleスプレッドシートで承認フローを自動化するには、プログラミングの知識が必要ですか？

初心者でもGoogle Apps Scriptの基本的な使い方を学ぶことで、十分に自動化が可能です。スクリプトは予め用意されたコードを使うこともできるので、プログラミングの知識がなくても大丈夫です。

Q2: 自動化された承認フローはどのように運用すれば良いですか？

自動化された承認フローは、スプレッドシートの管理者が設定した承認者に自動で通知を送る仕組みです。通知が届いた承認者は、スプレッドシート上で承認状況を更新するだけで、全員の進捗を一目で確認できるようになります。

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まとめ

Googleスプレッドシートを使った承認フローの自動化は、業務の効率化に非常に効果的です。設定は少し手間がかかりますが、作業をスムーズに進めるための強力なツールになります。もし設定がうまくいかない場合でも、少しずつ学びながら調整すれば、誰でも使いこなせるようになります。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。