Googleスプレッドシートでのユーザー別権限設定方法を初心者にもわかりやすく解説！

Googleスプレッドシートは、複数の人と同時に作業を進めるのに便利なツールですが、誰がどの操作をできるかを管理することも重要です。この記事では、初心者向けに、ユーザー別の権限設定方法をわかりやすく解説します。これで、あなたのスプレッドシートも安全に効率よく管理できるようになりますよ！

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートのイメージ

Googleスプレッドシートは、Googleが提供している無料のオンライン表計算ツールです。パソコンだけでなくスマホやタブレットからもアクセスでき、どこでも使えるのが大きな魅力です。しかし、複数の人が同時に作業をしているとき、誰がどの部分を編集できるかを管理しないと、作業ミスや情報漏洩が起こりかねません。そこで重要になるのが「ユーザー別権限設定」です。

ユーザー別権限設定の重要性

例えば、あなたがプロジェクトでチームメンバーと共有するスプレッドシートを作成したとします。その際、すべてのメンバーに同じ操作権限を与えてしまうと、誰でもデータを変更してしまう可能性があります。それを防ぐために、「誰が何をできるか」を設定することが非常に大切です。

誰に編集権限を与えるか

たとえば、リーダーや担当者にはスプレッドシートを編集できる権限を与える一方で、情報を見るだけの閲覧権限に限定する人もいるかもしれません。こうした設定を行うことで、重要なデータが不用意に変更されることを防ぐことができます。

Googleスプレッドシートでの権限設定方法

ここでは、具体的にGoogleスプレッドシートでどのように権限設定を行うかを、初心者にもわかりやすく説明します。

手順1スプレッドシートを共有する

まず最初に、スプレッドシートを共有する必要があります。

これで、相手とスプレッドシートが共有されましたが、まだ権限が設定されていません。

手順2権限を設定する

共有した相手に対して、どのような権限を与えるかを設定します。権限には主に以下の3つの種類があります。

設定方法は以下の通りです。

よくある質問や疑問

Q1: 閲覧者にはどんなことができるのですか？

閲覧者はスプレッドシートの内容を見ることしかできません。内容を変更したりコメントを追加したりすることはできないので、安全にデータを見せたい場合に適しています。

Q2: 権限を変更したら、相手に通知は行きますか？

はい、権限を変更した場合、その相手には通知メールが届きます。例えば、閲覧者から編集者に権限を変更した場合、相手は「編集可能になりました」といった通知を受け取ります。

Q3: 権限設定を間違えた場合、どうすれば元に戻せますか？

誤って権限を変更してしまった場合も心配いりません。権限を再度変更することで、すぐに元に戻せます。設定は何度でも変更可能ですので、気軽に調整してください。

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まとめ

Googleスプレッドシートのユーザー別権限設定は、スプレッドシートを安全に運用するための大切な手段です。どのメンバーがどの操作を行えるかをしっかり設定することで、無駄な編集ミスや情報漏洩を防ぐことができます。最初は少し難しそうに感じるかもしれませんが、手順を追って設定すれば誰でも簡単に行えます。

もし他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。