Googleスプレッドシートで簡単にシフト管理！初心者でもできるテンプレート活用法

シフト管理って、スタッフの希望を聞いて、勤務時間を調整して、表にまとめて…と、思った以上に手間がかかりますよね。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとっては、難しそうに感じるかもしれません。でも、安心してください！今回は、Googleスプレッドシートを使って、誰でも簡単にシフト管理ができる方法をご紹介します。これで、毎月のシフト作成がぐっと楽になりますよ。

なぜGoogleスプレッドシートでシフト管理がオススメなのか？

Googleスプレッドシートのイメージ

まず、Googleスプレッドシートを使うと、こんなメリットがあります。

これらの特徴から、特にパソコンやスマホに不安がある方でも、安心してシフト管理を始められます。

初心者でも安心！Googleスプレッドシートのシフト管理テンプレート活用法

では、実際にどのようにテンプレートを活用するか、ステップごとに見ていきましょう。

ステップ1テンプレートをダウンロードする

まずは、Googleスプレッドシートのテンプレートを手に入れましょう。例えば、以下のようなサイトから無料でダウンロードできます。

これらのサイトでは、業種や人数に合わせたテンプレートが豊富に揃っています。

ステップ2テンプレートを自分のものにコピーする

テンプレートを開いたら、必ず自分のGoogleアカウントにコピーを作成してください。方法は簡単です。

これで、自分専用のシフト管理表が作成されます。

ステップ3スタッフの情報を入力する

次に、スタッフの名前や希望シフトを入力します。テンプレートによっては、プルダウンメニューで選択できる項目もあり、入力がスムーズです。

• 名前スタッフのフルネームを入力
• 希望シフト勤務可能な日や時間帯を記入
• 備考特別な要望や注意点を追加

ステップ4シフトを自動で集計する

テンプレートには、シフトの集計機能が組み込まれているものもあります。例えば、勤務時間の合計や、各スタッフの出勤日数などを自動で計算してくれる機能です。これにより、手作業での集計ミスを防げます。

ステップ5スタッフと共有する

作成したシフト管理表は、Googleスプレッドシートの「共有」機能を使って、スタッフと簡単に共有できます。

これで、スタッフ全員が最新のシフト情報を確認できるようになります。

よくある質問や疑問

Q1: Googleスプレッドシートって、パソコンが苦手でも使えますか？

はい、もちろんです！Googleスプレッドシートは、直感的な操作が可能で、テンプレートを使えばさらに簡単にシフト管理ができます。操作方法もシンプルなので、パソコンが苦手な方でも安心して使えます。

Q2: スマホからでもシフト表を確認・編集できますか？

はい、できます。Googleスプレッドシートは、スマホ用のアプリも提供されており、外出先からでもシフト表の確認や編集が可能です。

Q3: テンプレートをカスタマイズできますか？

はい、できます。テンプレートは自分のニーズに合わせて、項目の追加や削除、デザインの変更など、自由にカスタマイズできます。

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まとめ

Googleスプレッドシートを使えば、シフト管理がぐっと楽になります。無料で使えるテンプレートを活用すれば、初心者でも簡単にシフト表を作成・管理できます。スタッフとの共有もスムーズに行え、業務効率が向上します。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。