Googleスプレッドシートを使っていると、「リストに新しい項目を追加したら、プルダウンリストも自動で更新したい」と思うことはありませんか？今回は、そんな悩みを解決する方法を、パソコンやスマホの操作に不安がある方でもわかりやすく解説します。
プルダウンリストを自動更新する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
UNIQUE関数を使って一意な項目を抽出する
例えば、タスク管理の「ステータス」列に「未着手」「進行中」「完了」などの項目があるとします。手入力で追加するのは面倒ですが、UNIQUE関数を使えば、入力された項目から自動で一意なリストを作成できます。
excel
=UNIQUE(範囲)
この関数を使うことで、入力された項目が自動的にリスト化され、プルダウンリストの選択肢として利用できます。
SORT関数で順番を整える
UNIQUE関数で抽出した項目は、入力された順番で表示されます。これをアルファベット順や数値順に並べたい場合、SORT関数を併用します。
excel
=SORT(UNIQUE(範囲))
これで、項目が自動的に並べ替えられ、整理されたプルダウンリストが作成できます。
データの入力規則を設定する
次に、作成したリストをプルダウンリストとして利用するために、データの入力規則を設定します。
- プルダウンリストを設定したいセルを選択します。
- メニューから「データ」→「データの入力規則」を選択します。
- 「条件」欄で「リスト範囲」を選択し、先ほど作成したリストの範囲を指定します。
- 「保存」をクリックすると、セルにプルダウンリストが表示されます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに新しい項目を追加したい場合、どうすればよいですか？
新しい項目をリストに追加するには、リスト範囲に新しい項目を入力するだけです。UNIQUE関数を使用している場合、リストが自動的に更新され、プルダウンリストにも新しい項目が反映されます。
Q2: スマートフォンでも同じ操作ができますか？
はい、Googleスプレッドシートはスマートフォンでも利用できます。操作手順はパソコンとほぼ同じですが、画面の大きさや操作方法が異なるため、画面をタッチして操作することになります。
Q3: 他の関数を使ってさらに自動化できますか？
はい、IMPORTRANGE関数を使えば、別のシートやスプレッドシートからデータを自動で取り込むことができます。これにより、複数のシート間でデータを連携させることが可能です。
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まとめ
Googleスプレッドシートで「項目一覧」を自動出力する方法は、UNIQUE関数とSORT関数を組み合わせることで、手間をかけずに実現できます。これにより、プルダウンリストの管理が簡単になり、業務効率が向上します。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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