Google スプレッドシートを使っていると、「誰がいつ見たのか知りたい」「変更した内容を確認したい」と思うことがありますよね。特に、パソコンやスマホに不安がある方には、操作方法がわからないと不安になるかもしれません。今回は、そんな初心者の方でも安心してできるように、Google スプレッドシートの閲覧履歴の確認方法をわかりやすくご紹介します。
Google スプレッドシートの閲覧履歴とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
Google スプレッドシートの閲覧履歴とは、誰がそのシートを見たか、いつ見たかを確認できる機能です。これにより、例えば「このシートを見たのは誰だろう？」といった疑問を解消できます。
閲覧履歴が確認できるのはどんな場合？
閲覧履歴を確認できるのは、主に以下のような場合です
- 職場や学校のGoogleアカウントでログインしているとき
- 共有されたスプレッドシートを開いているとき
個人のGoogleアカウントでは、閲覧履歴の確認はできませんのでご注意ください。
閲覧履歴を確認する手順
それでは、実際に閲覧履歴を確認する方法を見ていきましょう。パソコンでの操作を例に説明します。
スプレッドシートを開く
まず、Google スプレッドシートを開きます。共有されたシートや自分が作成したシートを開いてください。
「ファイル」メニューをクリック
画面上部の「ファイル」メニューをクリックし、ドロップダウンメニューを表示させます。
「変更履歴」を選択
「変更履歴」メニューを選択し、さらに「変更履歴を表示」をクリックします。
閲覧履歴を確認
右側に表示される履歴パネルで、誰がいつシートを閲覧したかを確認できます。特定の日時をクリックすると、その時点の内容も確認できます。
閲覧履歴の活用例
閲覧履歴は、以下のような場面で活用できます
- チームでの進捗確認誰がどのタイミングでシートを確認したかを把握し、作業の進捗を確認できます。
- 変更内容の追跡特定の変更がいつ行われたかを確認し、必要に応じて元に戻すことができます。
- 共有状況の確認シートを誰と共有しているか、またその人がいつ閲覧したかを確認できます。
よくある質問や疑問
Q1: 個人のGoogleアカウントでも閲覧履歴は確認できますか？
個人のGoogleアカウントでは、閲覧履歴の確認はできません。職場や学校のGoogleアカウントでログインしている場合に限り、閲覧履歴を確認できます。
Q2: 閲覧履歴を非表示にすることはできますか？
はい、閲覧履歴を非表示にすることができます。スプレッドシートの設定から「アクティビティ ダッシュボード」を開き、表示設定を変更することで、他のユーザーからの閲覧履歴の表示を制限できます。
Q3: 閲覧履歴はどのくらいの期間保存されますか？
閲覧履歴は、Google Workspaceの設定により異なりますが、通常は数ヶ月から1年程度保存されます。保存期間は管理者が設定できます。
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まとめ
Google スプレッドシートの閲覧履歴を確認することで、チームの進捗状況や変更内容を把握しやすくなります。操作方法もシンプルで、特別なスキルは必要ありません。ぜひ、日々の業務やチームでの作業に役立ててください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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