Googleスプレッドシートは、複数人で同時に作業できる便利なツールですが、誰でも編集できる状態では情報漏洩や誤操作のリスクが高まります。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとっては、権限設定が難しく感じられるかもしれません。そこで、この記事では、初心者の方でも安心して使えるように、スプレッドシートのユーザー管理と権限設定について、具体的な手順とともにわかりやすく解説します。
Googleスプレッドシートの共有と権限設定の基本
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートを他の人と共有する際、まずは共有設定を行います。共有設定では、以下の3つの権限から選択できます。
- 閲覧者スプレッドシートの内容を確認することのみ可能で、編集やコメントはできません。
- コメント可データにコメントを追加することはできますが、編集はできません。
- 編集者データの追加、編集、削除が可能で、共同作業を行う際に必要な権限です。
これらの権限を適切に設定することで、情報の漏洩や誤操作を防ぐことができます。
スプレッドシートの共有手順
スプレッドシートを共有するには、以下の手順を踏みます。
- スプレッドシートを開くGoogleドライブやスプレッドシートの画面から、共有したいスプレッドシートを開きます。
- 「共有」ボタンをクリック画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 共有相手を追加「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 権限を設定相手に与えるアクセス権を「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選択します。
- 「送信」ボタンをクリック設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。
これで、指定した相手にスプレッドシートのアクセス権が付与されます。
特定のシートやセルの編集を制限する方法
スプレッドシート内の特定のシートやセルについて、他のユーザーの編集を制限したい場合は、「シートの保護」機能を利用します。
- 保護したいシートを選択編集を制限したいシートのタブを右クリックし、「シートを保護」を選択します。
- 「権限を設定」をクリック表示されるメニューで「権限を設定」をクリックします。
- 編集できるユーザーを指定表示されるダイアログで、「この範囲を編集できるユーザーを制限する」にチェックを入れ、編集を許可するユーザーを指定します。
- 「完了」ボタンをクリック設定が完了したら、「完了」ボタンをクリックします。
これで、指定したユーザーのみがそのシートを編集できるようになります。
スプレッドシートの共有リンクを取得する方法
特定のユーザーを指定せずに、リンクを知っている人全員にスプレッドシートを共有したい場合は、共有リンクを取得します。
- 「共有」ボタンをクリック画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「リンクを取得」を開く表示されるダイアログで「リンクを取得」の項目をクリックします。
- 「リンクを知っている全員に変更」を選択公開範囲を「リンクを知っている全員」に変更します。
- 権限を設定アクセス権限を「閲覧者」「コメント可」「編集者」から選択します。
- 「リンクをコピー」ボタンをクリック設定が完了したら、「リンクをコピー」ボタンをクリックし、リンクをコピーします。
コピーしたリンクを共有することで、指定した権限でスプレッドシートを共有できます。
よくある質問や疑問
Q1: スプレッドシートを共有したのに編集できない場合、どうすればいいですか？
共有されたスプレッドシートが「閲覧者」や「コメント可」に設定されている場合、編集ができません。共有設定を確認し、必要に応じて権限を「編集者」に変更してください。
Q2: スプレッドシートの共有リンクを他の人に送ったら、誰でもアクセスできるのですか？
共有リンクを「リンクを知っている全員」に設定した場合、そのリンクを知っている人は誰でもアクセスできます。セキュリティ上の理由から、必要な場合のみこの設定を使用し、適切な権限を設定してください。
Q3: スプレッドシートの編集履歴を確認する方法はありますか？
はい、スプレッドシートの編集履歴を確認するには、「ファイル」メニューから「変更履歴」を選択し、「変更履歴を表示」をクリックします。これにより、過去の編集内容を確認し、必要に応じて復元することができます。
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まとめ
Googleスプレッドシートのユーザー管理と権限設定は、情報の安全性を保つために非常に重要です。共有する相手や目的に応じて、適切な権限を設定することで、誤操作や情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。特に、パソコンやスマホに不安がある方でも、この記事で紹介した手順を参考にすれば、安心してスプレッドシートを活用できるようになります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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