Googleスプレッドシートのフィルター機能完全ガイド：初心者でも安心！

Googleスプレッドシートの「フィルター機能」を使いこなすことで、大量のデータから必要な情報を素早く抽出したり、並べ替えたりすることができます。特に、複数人で共有している場合は、フィルター表示機能を活用することで、自分だけの表示を作成し、他の人の作業に影響を与えることなく効率的に作業できます。

フィルター機能とは？

Googleスプレッドシートのイメージ

Googleスプレッドシートのフィルター機能は、表内の特定の文字や値だけを表示したり、並べ替えたりできる機能です。ビジネスでは、次のようなケースでフィルター機能を使われています。

基本的なフィルターの使い方

フィルター機能では、見出し（列）ごとに特定の値で絞り込むことや数値や文字列を並べ替えることが可能です。どちらの操作でも、始めに表内のセルを選択した状態でメニューバーの「データ」＞「フィルタを作成」と進みます。

並べ替え

列の中のデータを昇順や降順で並べ替える方法です。並べ替え機能だけを使用する場合は、フィルター機能以外にも「データ」から「シートの並べ替え」機能でも並べ替えられますが、フィルター機能を使用すると並べ替えと絞り込みを一緒に行うこともできるのがメリットです。

絞り込み

指定の値と合致したデータだけに絞り込む方法と、条件に合うデータをすべて表示する方法があります。

フィルター表示機能を使って自分だけの表示にする方法

複数人でスプレッドシートを共有していると、他の人が設定したフィルターが自分の画面にも反映されてしまうことがあります。そんなときに便利なのが「フィルター表示機能」です。

この機能を使うと、自分だけのフィルター設定を保存し、他の人の表示に影響を与えることなく作業できます。

フィルター表示の作成方法

フィルター表示の削除・コピー・共有方法

• 削除メニューバーの「データ」から「フィルター表示」を選び、削除したいフィルターを選択して「削除」をクリックします。
• コピー同様に「フィルター表示」を選び、コピーしたいフィルターを選択して「コピーを作成」をクリックします。
• 共有フィルター表示を適用した状態でURLをコピーし、共有したい相手に送信します。

よくある質問や疑問

Q1: フィルターをかけてもデータが表示されない場合はどうすればいいですか？

フィルターをかけてもデータが表示されない場合、以下の点を確認してください。

• フィルター条件が正しく設定されているか。
• データ範囲に空白のセルや結合されたセルが含まれていないか。
• フィルターをかける前に、データが正しく入力されているか。

これらを確認し、必要に応じて修正してください。

Q2: フィルター表示を他の人と共有する方法はありますか？

フィルター表示は、URLを共有することで他の人と共有できます。フィルター表示を適用した状態でURLをコピーし、共有したい相手に送信してください。

Q3: スマホでフィルター表示を使うことはできますか？

スマホやタブレットでは、フィルター表示機能は利用できません。共有されたフィルター表示を使用することはできませんが、パソコンでフィルター表示を設定し、その状態でシートを開くことで、同じ表示を確認することができます。

まとめ

Googleスプレッドシートのフィルター機能を使いこなすことで、大量のデータから必要な情報を素早く抽出したり、並べ替えたりすることができます。特に、複数人で共有している場合は、フィルター表示機能を活用することで、自分だけの表示を作成し、他の人の作業に影響を与えることなく効率的に作業できます。

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