Googleスプレッドシートを使っていると、膨大なデータの中から必要な情報を探し出すのが大変ですよね。そんなときに便利なのが「フィルター機能」です。今回は、初心者の方でもわかりやすく、フィルター機能の使い方を解説します。
フィルター機能とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
フィルター機能は、スプレッドシート内のデータを条件に合わせて絞り込むことができる機能です。例えば、「売上が100万円以上の行だけ表示したい」「特定の担当者のデータだけ見たい」といったときに活躍します。
フィルターの基本的な使い方
フィルターを使うには、まずデータが入力されている範囲を選択します。その後、以下のいずれかの方法でフィルターを適用します
- ツールバーの「フィルター」アイコンをクリックする
- 右クリックメニューから「フィルターを作成」を選択する
- 「データ」メニューから「フィルターを作成」を選択する
フィルターを適用すると、各列のヘッダーにフィルターアイコンが表示されます。このアイコンをクリックすると、データを条件で絞り込むことができます。
条件でフィルターする方法
フィルターアイコンをクリックすると、以下のような条件でデータを絞り込むことができます
- 条件でフィルター「テキストが正確に一致」「テキストが含まれる」「日付が前」「日付が後」など、様々な条件を設定できます。
- 値でフィルター列に含まれる値をリストで表示し、選択することで絞り込むことができます。
- 色でフィルターセルの背景色や文字色で絞り込むことができます。
例えば、「売上」列で「100万円以上」のデータだけを表示したい場合、「条件でフィルター」から「数値が以上」を選択し、「1000000」と入力します。
フィルターの応用テクニック
- 複数の条件でフィルター複数の条件を組み合わせて、より詳細な絞り込みが可能です。例えば、「売上が100万円以上かつ担当者が’田中’」という条件で絞り込むことができます。
- フィルター表示を保存「データ」メニューから「フィルター表示を保存」を選択すると、現在のフィルター設定を保存できます。これにより、後で同じ条件でデータを表示することができます。
- フィルター表示を共有保存したフィルター表示のURLを他のユーザーと共有することで、同じ条件でデータを表示できます。
よくある質問や疑問
フィルターを使うとデータが消えてしまうのでは？
いいえ、フィルターはデータを非表示にするだけで、実際のデータは消えません。フィルターを解除すれば、非表示にしたデータも再び表示されます。
フィルターを解除するにはどうすればいいですか？
フィルターを解除するには、フィルターアイコンをクリックし、「フィルターを解除」を選択します。または、ツールバーの「フィルター」アイコンを再度クリックして解除することもできます。
フィルターを使ってもデータが正しく表示されません。
フィルターが正しく機能しない場合、以下の点を確認してください
- フィルターを適用する範囲が正しいか
- セルに余分なスペースや非表示の文字が含まれていないか
- 条件が正しく設定されているか
これらを確認しても問題が解決しない場合、スプレッドシートを再読み込みするか、別のブラウザで試してみてください。
まとめ
Googleスプレッドシートのフィルター機能を使うことで、大量のデータの中から必要な情報を簡単に抽出することができます。初心者の方でも、基本的な使い方を覚えることで、日々の業務が効率化されることでしょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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