Googleスプレッドシートを使っていると、データが増えてくると「必要な情報だけを見たい」「順番を変えたい」と思うことが増えてきますよね。そんなときに便利なのが「フィルター機能」です。
今回は、フィルター機能の基本から応用まで、初心者の方でもわかりやすく解説します。パソコンやスマホでの操作方法も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
フィルター機能とは？
Googleスプレッドシートのイメージ
フィルター機能は、スプレッドシートのデータを一時的に絞り込んだり、並べ替えたりする機能です。例えば、社員名簿から特定の部署の社員だけを表示したり、売上データを金額順に並べ替えたりできます。
フィルター機能の基本操作
パソコンでの操作方法
- スプレッドシートを開きます。
- フィルターをかけたい範囲を選択します。
- メニューバーの「データ」から「フィルタを作成」を選びます。
- 各列の見出しに表示される三角形のアイコンをクリックし、条件を設定します。
スマホ・タブレットでの操作方法
- Google スプレッドシートアプリを開きます。
- フィルターをかけたい範囲を選択します。
- メニューから「フィルタを作成」を選びます。
- 各列の見出しに表示されるフィルタアイコンをタップし、条件を設定します。
フィルター表示機能を使って自分だけの表示にする方法
複数人でスプレッドシートを共有していると、他の人が設定したフィルターが自分の画面にも反映されてしまうことがあります。そんなときに便利なのが「フィルター表示機能」です。
この機能を使うと、自分だけのフィルター設定を保存し、他の人の表示に影響を与えることなく作業できます。
フィルター表示の作成方法
- スプレッドシートを開きます。
- メニューバーの「データ」から「フィルター表示」を選びます。
- 「新しいフィルター表示を作成」をクリックします。
- フィルターを設定し、右上の「×」をクリックして終了します。
フィルター表示の削除・コピー・共有方法
* フィルター表示を削除するには、メニューバーの「データ」から「フィルター表示」を選び、削除したいフィルターを選択して「削除」をクリックします。
* フィルター表示をコピーするには、同様に「フィルター表示」を選び、コピーしたいフィルターを選択して「コピーを作成」をクリックします。
* フィルター表示を共有するには、フィルター表示を適用した状態でURLをコピーし、共有したい相手に送信します。
よくある質問や疑問
Q1: フィルターをかけてもデータが表示されない場合はどうすればいいですか？
フィルターをかけてもデータが表示されない場合、以下の点を確認してください。
* フィルター条件が正しく設定されているか。
* データ範囲に空白のセルや結合されたセルが含まれていないか。
* フィルターをかける前に、データが正しく入力されているか。
これらを確認し、必要に応じて修正してください。
Q2: フィルター表示を他の人と共有する方法はありますか？
フィルター表示は、URLを共有することで他の人と共有できます。フィルター表示を適用した状態でURLをコピーし、共有したい相手に送信してください。
Q3: スマホでフィルター表示を使うことはできますか？
スマホやタブレットでは、フィルター表示機能は利用できません。共有されたフィルター表示を使用することはできませんが、パソコンでフィルター表示を設定し、その状態でシートを開くことで、同じ表示を確認することができます。
まとめ
Googleスプレッドシートのフィルター機能を使いこなすことで、大量のデータから必要な情報を素早く抽出したり、並べ替えたりすることができます。特に、複数人で共有している場合は、フィルター表示機能を活用することで、自分だけの表示を作成し、他の人の作業に影響を与えることなく効率的に作業できます。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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