GoogleスプレッドシートをPDFで保存したいけれど、操作が難しそうで不安…そんなあなたのために、わかりやすく解説します。パソコンやスマホを使って、必要なデータをきれいにPDFに変換する方法をお伝えしますね。
PCでGoogleスプレッドシートをPDFに保存する方法
Googleスプレッドシートのイメージ
まずはパソコンでの手順からご紹介します。難しそうに見えるかもしれませんが、順を追って説明しますので安心してください。
手順1スプレッドシートを開く
Googleドライブにアクセスし、保存したいスプレッドシートを開きます。
手順2ダウンロードメニューを開く
画面上部の「ファイル」をクリックし、「ダウンロード」から「PDF（.pdf）」を選択します。
手順3印刷設定を調整する
「印刷設定」の画面が表示されます。ここで以下の項目を調整できます
- エクスポートするシート必要なシートのみを選択できます。
- 用紙サイズやなど、用途に合わせて選びます。
- ページの向き縦向きや横向きに変更できます。
- スケール内容が収まるように「幅に合わせる」や「高さに合わせる」を選択します。
- 余白余白の広さを調整できます。
手順4PDFとして保存する
設定が完了したら、「エクスポート」ボタンをクリックし、保存先を指定して保存します。
スマホでGoogleスプレッドシートをPDFに保存する方法
次に、スマートフォンでの手順をご紹介します。外出先でも手軽にPDF化できますよ。
手順1アプリを開く
Googleスプレッドシートのアプリを開き、PDFにしたいシートを表示します。
手順2メニューを開く
画面右上のメニューアイコン（…）をタップし、「共有とエクスポート」を選択します。
手順3PDF形式で保存する
「コピーを送信」を選び、「PDF」を選択します。保存先を指定して保存します。
PDF化する際のポイントと注意点
PDF化する際に気をつけたいポイントをご紹介します。
印刷範囲の設定
必要な部分だけをPDFにしたい場合、あらかじめセル範囲を選択してから「印刷設定」を開くと、選択した範囲だけをPDF化できます。
改ページの調整
長い表をPDF化する際、改ページがうまくいかないことがあります。印刷設定画面で「カスタムの改ページを設定」をクリックし、青い点線をドラッグしてページの区切りを調整できます。
固定行の設定
縦に長い表の場合、2ページ目以降にもタイトル行を表示したいことがあります。印刷設定画面の「ヘッダーとフッター」から「固定行を繰り返す」を選択すると、タイトル行を繰り返し表示できます。
よくある質問や疑問
Q1: PDF化したときに文字が小さくなってしまうのですが、どうすればいいですか？
文字が小さくなる原因は、スケール設定が「幅に合わせる」や「高さに合わせる」に設定されていないことです。印刷設定画面でスケールを適切に調整することで、文字の大きさを調整できます。
Q2: 改ページがうまくいかない場合、どうすればいいですか？
改ページがうまくいかない場合は、印刷設定画面で「カスタムの改ページを設定」をクリックし、青い点線をドラッグしてページの区切りを調整してください。
Q3: PDF化したときに内容がずれてしまうのですが、どうすればいいですか？
内容がずれる原因は、用紙サイズやページ設定が適切でないことです。印刷設定画面で用紙サイズやページの向きを適切に設定し、スケールを調整することで、内容がずれないようにできます。
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まとめ
GoogleスプレッドシートをPDFで保存する方法について、パソコンとスマホそれぞれの手順と注意点を解説しました。操作は簡単で、少しの工夫で見やすいPDFを作成できます。もし操作に不安がある場合や、さらに詳しいサポートが必要な場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
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