Googleスプレッドシートを使っていると、データ入力を効率化したい場面が多くありますよね。例えば、社員名簿やアンケート、出欠表などで「部署名」や「参加・欠席」などの選択肢をあらかじめ設定しておくと、入力ミスを防ぎ、作業がスムーズになります。そこで今回は、初心者の方でも簡単にできる「プルダウンリスト（選択肢）の作り方」を、わかりやすく解説します。
プルダウンリストとは？
Googleスプレッドシートのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると選択肢が表示され、その中から項目を選ぶことができる機能です。手入力を減らし、入力ミスを防ぐのにとても便利です。
例えば、出欠表で「参加」「欠席」「未定」などの選択肢を設定しておくと、誰でも簡単に正しい情報を入力できます。
プルダウンリストの作り方（パソコン編）
では、実際にGoogleスプレッドシートでプルダウンリストを作成してみましょう。
- スプレッドシートを開く
Googleスプレッドシートを開き、プルダウンリストを作りたいシートを選びます。 - セルを選択
プルダウンを設定したいセルをクリックして選択します。 - 「データ」メニューを開く
画面上部のメニューから「データ」をクリックし、「データの入力規則」を選択します。 - 条件を設定
右側に表示されるサイドバーで、「条件」の項目を「リストを直接指定」に変更します。 - 選択肢を入力
「リストを直接指定」の下にある入力欄に、選択肢をカンマで区切って入力します。例えば、「参加, 欠席, 未定」と入力します。 - 設定を保存
設定が完了したら、「保存」をクリックします。
これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。
プルダウンリストの作り方（スマホ編）
スマートフォンでも簡単にプルダウンリストを作成できます。以下の手順で設定してみましょう。
- アプリを開く
Googleスプレッドシートアプリを開き、対象のシートを選択します。 - セルを選択
プルダウンリストを設定したいセルをタップして選択します。 - メニューを開く
画面右上の「その他」アイコン（3つの点）をタップし、「データの入力規則」を選択します。 - 条件を設定
「条件」の項目を「リストを直接指定」に変更し、選択肢をカンマで区切って入力します。 - 設定を保存
設定が完了したら、「保存」をタップします。
これで、スマートフォンでもプルダウンリストが使用できるようになります。
プルダウンリストの応用編連動する選択肢を作る方法
さらに便利な使い方として、選択した項目に応じて次の選択肢が変わる「連動するプルダウンリスト」を作成する方法があります。例えば、「部署」を選ぶと、その部署に所属する「社員名」が自動で表示されるように設定できます。
この設定には、少し高度な操作が必要ですが、以下の手順で作成できます。
- データを整理
まず、部署ごとの社員名を別のシートに整理します。 - 名前付き範囲を設定
各部署の社員名リストに名前を付けます。これにより、後で参照しやすくなります。 - 部署のプルダウンを作成
「部署」を選択するセルにプルダウンリストを作成します。 - 社員名のプルダウンを設定
「社員名」を選択するセルに、先ほど設定した名前付き範囲を参照するように設定します。これにより、部署を選ぶと、その部署の社員名が表示されるようになります。
この方法を活用すると、大量のデータでも効率よく入力できるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに空白の選択肢を追加できますか？
はい、できます。選択肢の中に「入力なし」や「ー（ハイフン）」などの文字を追加することで、空白の選択肢を作成できます。
Q2: プルダウンリストの選択肢を後から変更できますか？
はい、変更できます。プルダウンを設定したセルを選択し、「データの入力規則」から選択肢を編集することができます。
Q3: プルダウンリストに色を付けることはできますか？
はい、できます。条件付き書式を使用して、選択肢ごとにセルの色を変更することができます。
まとめ
Googleスプレッドシートのプルダウンリスト機能を活用すると、データ入力が効率化され、ミスも減らすことができます。初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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