オンライン会議が日常的になった今、資料の共有方法も進化しています。特に、GoogleドキュメントとZoomを組み合わせることで、リアルタイムでの共同編集や効率的な情報共有が可能となります。今回は、これらのツールを使って、会議中に資料をスムーズに共有する方法をご紹介します。
Googleドキュメントとは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントは、インターネット上で文書を作成・編集・保存できる無料のツールです。インターネットがあれば、パソコンやスマートフォンからアクセスでき、複数の人と同時に編集することも可能です。例えば、会議中に議事録をリアルタイムで記録し、参加者全員で内容を確認・修正することができます。
ZoomでGoogleドキュメントを共有する方法
ZoomでGoogleドキュメントを共有する方法は主に2つあります。
画面共有を使ってGoogleドキュメントを表示する
- Zoomミーティングを開始し、画面下部の「画面の共有」をクリックします。
- 表示されたウィンドウから「Google Chrome」や「Microsoft Edge」など、Googleドキュメントを開いているブラウザを選択します。
- 「共有」をクリックすると、選択したブラウザの画面が参加者に共有されます。
この方法では、ドキュメントを編集しながら、参加者全員にその内容を見せることができます。
ZoomとGoogleドライブを連携させて直接ドキュメントを共有する
- Zoomミーティング中に「画面の共有」をクリックし、「ドキュメント」タブを選択します。
- 表示されたクラウドサービスから「Googleドライブ」を選択し、「共有」をクリックします。
- 初めてこの機能を使用する場合、Googleアカウントへのログインが求められます。指示に従ってログインし、Zoomにアクセス許可を与えます。
- 共有したいGoogleドキュメントを選択し、「Collaborate」をクリックすると、参加者全員に編集権限が付与されます。
この方法では、Zoom上で直接ドキュメントを開き、参加者全員でリアルタイムに編集することができます。
Googleドキュメントを使った共同作業のポイント
Googleドキュメントを使って共同作業を行う際のポイントは以下の通りです。
- リアルタイムでの共同編集: 複数人が同時に編集できるため、会議中に議事録をその場で作成・修正できます。
- コメント機能の活用: 特定の部分にコメントを追加し、参加者間で意見交換を行うことができます。
- アクセス権限の設定: 編集権限や閲覧権限を参加者ごとに設定することで、情報の管理が容易になります。
よくある質問
Q1: Googleドキュメントを使うにはGoogleアカウントが必要ですか？
はい、Googleドキュメントを利用するにはGoogleアカウントが必要です。アカウントを作成すれば、無料で利用できます。
Q2: ZoomでGoogleドキュメントを共有する際、参加者はZoomアカウントが必要ですか？
いいえ、参加者がGoogleドキュメントを閲覧・編集するためにはGoogleアカウントが必要ですが、Zoomアカウントは必須ではありません。
Q3: Googleドキュメントを共有する際、セキュリティは大丈夫ですか？
Googleドキュメントでは、共有設定を「リンクを知っている全員が閲覧可」や「リンクを知っている全員が編集可」にすることで、アクセス制限をかけることができます。また、編集履歴が自動で保存されるため、変更内容を追跡することができます。
まとめ
GoogleドキュメントとZoomを組み合わせることで、オンライン会議中でもスムーズに資料の共有や共同編集が可能となります。特に、会議の議事録をリアルタイムで作成・共有する際に非常に便利です。これらのツールを活用して、より効率的なオンライン会議を実現しましょう。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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