Googleドキュメントを使っていると、他の人と一緒に文書を編集したい場面が出てきますよね。例えば、家族と一緒に旅行の計画を立てるときや、友人とレシピを共有するときなどです。そんなときに便利なのが「ユーザーを追加して共同編集する機能」です。今回は、この機能を初心者の方にもわかりやすく、ステップバイステップでご紹介します。
ユーザーを追加して共同編集する方法
Googleドキュメントのイメージ
まずは、Googleドキュメントで他の人と一緒に文書を編集するための手順を見ていきましょう。
共有したいGoogleドキュメントを開く
Googleドキュメントにアクセスし、共有したい文書を開きます。まだ文書を作成していない場合は、新規作成ボタンをクリックして、空白の文書を作成してください。
右上の「共有」ボタンをクリック
文書を開いたら、画面右上にある「共有」ボタンをクリックします。このボタンをクリックすると、共有設定の画面が表示されます。
メールアドレスを入力
共有設定の画面が表示されたら、「ユーザーやグループを追加」の欄に、共同編集したい相手のメールアドレスを入力します。複数の人と共有したい場合は、メールアドレスをカンマで区切って入力してください。
権限を設定
メールアドレスを入力したら、その下にある「権限を選択」の欄で、相手に与える権限を設定します。権限には以下の3種類があります
- 閲覧者文書を読むことだけができます。
- コメント可文書を読み、コメントを追加することができます。
- 編集者文書を読み、コメントを追加し、内容を編集することができます。
相手にどの権限を与えるかを選択してください。
通知を送る（任意）
「通知を送信」のチェックボックスをオンにすると、相手にメールで共有の通知が送られます。通知を送らなくても共有は可能ですが、相手に知らせたい場合はチェックを入れてください。
「送信」ボタンをクリック
すべての設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックします。これで、指定した相手に共有の招待状が送られます。
共有された相手がアクセス
共有された相手は、受け取ったメールのリンクをクリックすることで、Googleドキュメントにアクセスできるようになります。アクセス後は、設定された権限に応じて文書を閲覧・コメント・編集することができます。
リンクを使って共有する方法
特定の相手だけでなく、リンクを知っている人全員と共有したい場合は、リンク共有の設定を行います。
「共有」ボタンをクリック
先ほどと同様に、画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
「リンクを取得」の設定を変更
共有設定の画面で、「リンクを取得」の欄にある「制限付き」をクリックし、プルダウンメニューから「リンクを知っている全員」を選択します。
権限を設定
その下にある「権限を選択」の欄で、リンクを知っている人に与える権限を設定します。先ほどと同様に、「閲覧者」「コメント可」「編集者」のいずれかを選択してください。
リンクをコピー
設定が完了したら、「リンクをコピー」ボタンをクリックして、表示されたリンクをコピーします。このリンクをメールやメッセージアプリで共有することで、リンクを知っている人全員と文書を共有できます。
共同編集の便利な機能
Googleドキュメントには、共同編集をさらに便利にする機能がいくつかあります。
コメント機能
文書の中で気になる部分を選択し、右クリックして「コメント」を選ぶと、その部分にコメントを追加できます。コメントは他の編集者と情報を共有するのに便利です。
提案モード
編集モードの隣にある「編集」をクリックすると、「提案」に切り替えることができます。提案モードでは、行った変更が提案として表示され、他の編集者が承認するまで反映されません。これにより、誤って内容を変更してしまう心配が減ります。
編集履歴の確認
「ファイル」メニューから「変更履歴」を選択すると、文書の過去のバージョンを確認できます。誰がどのような変更を行ったかを把握することができ、必要に応じて以前の状態に戻すことも可能です。
よくある質問や疑問
Q1: Googleアカウントを持っていない人と共有できますか？
はい、Googleアカウントを持っていない人とも共有できます。ただし、その場合、相手は「閲覧者」や「コメント可」の権限でのみアクセスでき、編集はできません。また、相手にGoogleアカウントを作成してもらうようお願いすることで、編集権限を付与することも可能です。
Q2: 共有した文書を後から削除するにはどうすればいいですか？
共有を停止するには、文書を開き、「共有」ボタンをクリックします。共有設定の画面で、共有相手の名前の横にある「×」ボタンをクリックすると、その相手との共有が解除されます。
Q3: 共有した文書の権限を変更するにはどうすればいいですか？
共有設定の画面で、共有相手の名前の横にある権限の欄をクリックし、表示されるメニューから新しい権限を選択します。これにより、相手の権限を変更することができます。
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まとめ
Googleドキュメントで他の人と共同編集する方法は、思っているよりも簡単です。共有設定を使うことで、家族や友人、同僚と一緒に効率よく文書を作成・編集できます。ぜひ、今回ご紹介した手順を参考にして、Googleドキュメントを活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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