Googleドキュメントを使っていると、「この資料を一時的に共有したいけど、いつまで編集できるようにしておけばいいんだろう？」と悩むこと、ありますよね。特に、社外の方とやり取りをする際には、共有の期間をしっかり管理したいものです。でも、難しそうに感じるかもしれませんが、実はとっても簡単に設定できるんです。
この記事では、Googleドキュメントの「編集可能期間設定」について、初心者の方でもわかりやすく解説します。手順を追いながら、実際の活用シーンも交えてご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
Googleドキュメントの編集可能期間設定とは？
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントでは、共有した相手に対して「いつまで編集できるか」を設定することができます。これにより、必要な期間だけ編集を許可し、不要になったらすぐにアクセスを制限することができます。
例えば、取引先に見積書を送る際、「1週間だけ編集可能」と設定しておけば、その後は自動的に編集ができなくなります。これにより、情報漏洩のリスクを減らすことができます。
初心者でもできる！編集可能期間の設定手順
それでは、実際にGoogleドキュメントで編集可能期間を設定する方法を見ていきましょう。
- Googleドキュメントを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 「ユーザーやグループを追加」の欄に、共有したい相手のメールアドレスを入力します。
- 相手の権限を「編集者」、「コメント可」、「閲覧者」のいずれかに設定します。
- 「有効期限を追加」をクリックし、希望する日付を設定します。
- 「保存」をクリックし、設定を完了します。
これで、指定した相手は設定した期間だけ編集が可能となります。
こんなときに便利！活用シーンと注意点
編集可能期間の設定は、さまざまなシーンで役立ちます。
- 取引先への見積書や請求書の共有時。
- プロジェクトメンバーとの資料共有。
- 一時的な情報提供が必要な場合。
ただし、注意点もあります。
- 有効期限を過ぎると、自動的に編集権限が解除されます。
- 設定は「コメント可」または「閲覧者」の権限に対してのみ適用されます。
これらの点を踏まえて、適切に設定を行いましょう。
よくある質問や疑問
Q1: 編集者に有効期限を設定することはできますか？
現在のところ、編集者に対して直接的な有効期限の設定はできません。その場合、共有設定を解除する日を手動で設定する必要があります。
Q2: 編集可能期間を延長したい場合、どうすればいいですか？
共有設定を開き、該当するユーザーの「有効期限を編集」をクリックし、新たな日付を設定することで延長できます。
Q3: 編集権限を持っていない相手に有効期限を設定することはできますか？
はい、「コメント可」または「閲覧者」の権限を持つ相手には、有効期限を設定することができます。
まとめ
Googleドキュメントの編集可能期間設定は、情報のセキュリティを高めるために非常に有効な機能です。特に、社外の方と一時的に資料を共有する際には、設定を活用することで安心してやり取りができます。
操作もシンプルで、初心者の方でもすぐに習得できますので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
コメント