Googleドキュメントを使っていると、「誰が、いつ、どのように編集したのか」を知りたくなることがありますよね。特に、チームで共同作業をしていると、変更履歴を確認したり、誰がどの部分を編集したのかを把握したりすることが重要です。今回は、そんな「活動ログの出力方法」について、初心者の方にもわかりやすく解説します。
Googleドキュメントの活動ログとは？
Googleドキュメントのイメージ
まず、活動ログとは、Googleドキュメント内で行われた編集や操作の履歴のことです。これには以下のような情報が含まれます
- 誰が文書を編集したか
- どの部分を編集したか
- 編集した日時
- コメントや提案の内容
これらの情報を確認することで、文書の変更履歴を追跡したり、誤って削除された内容を復元したりすることができます。
初心者でもできる！活動ログの確認方法
Googleドキュメントでは、以下の手順で活動ログを確認できます
- Googleドキュメントを開きます。
- 画面上部の「ツール」メニューをクリックします。
- 「アクティビティ ダッシュボード」を選択します。
- 表示された画面で、編集履歴やコメント履歴を確認できます。
この機能を使うことで、誰がいつどのように文書を編集したのかを簡単に確認できます。
活動ログをエクスポート（出力）する方法
活動ログを外部に保存したい場合、Googleドキュメント単体では直接エクスポートする機能はありません。しかし、以下の方法でログを取得できます
- Googleドライブの監査ログを確認するGoogle Workspaceの管理者アカウントを使用して、Google管理コンソールから「ドライブのログイベント」を確認できます。これにより、ドライブ内で行われた操作の履歴を確認できます。
- Google Workspaceの監査ログを利用するGoogle Workspaceの監査ログを利用することで、ドキュメントの編集履歴や共有履歴など、詳細な情報を取得できます。
これらの方法を利用することで、活動ログを外部に保存し、後で確認することが可能です。
よくある質問や疑問
Q1: アクティビティ ダッシュボードは誰でも利用できますか？
はい、Googleドキュメントを使用しているすべてのユーザーが利用できます。ただし、組織の管理者が機能を制限している場合がありますので、その場合は管理者に確認してください。
Q2: 活動ログをCSV形式で保存することはできますか？
Googleドキュメント単体ではCSV形式での保存機能はありませんが、Googleドライブの監査ログを利用することで、CSV形式でエクスポートすることが可能です。
Q3: 活動ログの保存期間はどのくらいですか？
Googleドキュメント内の編集履歴は無期限で保存されますが、Googleドライブの監査ログには保存期間が設定されている場合があります。詳細はGoogle Workspaceの管理者に確認してください。
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まとめ
Googleドキュメントの活動ログを確認することで、文書の編集履歴を把握したり、誤って削除した内容を復元したりすることができます。初心者の方でも、上記の手順を参考にして、簡単に活動ログを確認することができます。もし、さらに詳しい操作方法や他の疑問があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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