Googleドキュメントで簡単に会議録を作成する方法｜初心者でも安心ガイド

会議の内容をしっかり記録し、後から振り返ることができる議事録は、仕事の効率を大きく向上させます。特に、パソコンやスマホに不安がある方でも、Googleドキュメントを使えば、簡単に議事録を作成・共有・管理することができます。今回は、そんな初心者の方でも安心して使える方法をご紹介します。

Googleドキュメントのテンプレート機能を活用しよう

Googleドキュメントのイメージ

Googleドキュメントには、あらかじめ「会議メモ」や「議事録」などのテンプレートが用意されています。これを使えば、ゼロから書き始める手間が省け、すぐに会議の内容を記録できます。

テンプレートの使い方

これで、会議の記録がスムーズに始められます。

会議中にリアルタイムで議事録を共有しよう

Googleドキュメントの大きな特徴は、複数人で同時に編集できることです。これを活用すれば、会議中に参加者全員で議事録を作成・修正できます。

同時編集の方法

これにより、会議後に議事録をまとめる手間が省け、情報の共有が迅速に行えます。

議事録を見やすく整理しよう

会議の内容が増えてくると、議事録が長くなり、どこに何が書いてあるのか分かりづらくなります。そんなときは、以下の方法で整理すると便利です。

整理のポイント

• 見出しを活用する「議題1」「決定事項」「次回のアクション」など、見出しを使って内容を区切ります。
• 表を使う「担当者」「期限」「進捗状況」などを表形式で整理すると、視覚的に分かりやすくなります。
• コメント機能を活用する不明点や確認事項はコメント機能で記入し、後で確認できるようにします。

これらを実践すれば、誰が見ても分かりやすい議事録が作成できます。

よくある質問や疑問

Q1: Googleドキュメントのテンプレートはどこで見つけられますか？

Googleドキュメントを開いた際、左上に「テンプレートギャラリー」というボタンがあります。これをクリックすると、さまざまなテンプレートが表示されます。その中から「会議メモ」や「議事録」を選んで使用できます。

Q2: 議事録を作成する際、どんな情報を記入すれば良いですか？

基本的には、以下の項目を記入すると良いでしょう

• 会議の日時会議が行われた日と時間
• 出席者参加したメンバーの名前
• 議題話し合った内容やテーマ
• 決定事項会議で決まったこと
• 次回のアクション次にやるべきことや担当者

これらを記入することで、会議の内容が明確に整理されます。

Q3: 議事録を後から編集することはできますか？

はい、Googleドキュメントはクラウド上で保存されるため、インターネットに接続していれば、どの端末からでもアクセス・編集が可能です。過去の編集履歴も確認できるので、誤って内容を変更してしまっても安心です。

まとめ

Googleドキュメントを活用すれば、パソコンやスマホに不安がある方でも、簡単に会議録を作成・共有・管理することができます。テンプレート機能や同時編集機能を上手に活用し、効率的な会議運営を目指しましょう。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。