Googleドキュメントでレビュー・承認プロセスを設定する方法

Googleドキュメントを使って、複数人で文書を作成・編集する際、レビューや承認のプロセスを適切に設定することは、作業の効率化や品質向上に繋がります。特に、パソコンやスマートフォンの操作に不安がある方々にとって、これらの機能を活用することで、よりスムーズに作業を進めることができます。

Googleドキュメントのレビュー・承認プロセスとは

Googleドキュメントのイメージ

Googleドキュメントには、文書の内容を他の人に確認してもらい、承認を得るための機能が備わっています。これにより、以下のようなメリットがあります

修正内容の追跡誰が、どの部分を、どのように修正したかが一目でわかります。
承認の記録承認された内容が記録として残り、後で確認できます。
作業の効率化複数人での同時編集やコメント機能により、作業がスムーズに進みます。

レビュー・承認プロセスの設定方法

Googleドキュメントでレビューや承認のプロセスを設定するには、主に以下の方法があります

提案モードの活用

提案モードでは、文書の内容を直接編集するのではなく、修正案を提案する形で編集します。これにより、元の文書はそのまま保持され、提案された内容がどのように変更されるかが明確に示されます。提案を承認することで、修正内容が正式に反映されます。

コメント機能の利用

文書内の特定の部分に対して意見や質問を追加する際、コメント機能を使用します。コメントは他のユーザーと共有され、返信を通じて意見交換が可能です。これにより、文書の内容に対するフィードバックを効果的に行うことができます。

承認機能の設定（Google Workspaceの場合）

Google Workspaceを利用している場合、管理者が承認機能を有効にすることで、文書に対する正式な承認プロセスを設定できます。これにより、指定したレビュー担当者が文書を承認または却下することができ、承認された文書はロックされて編集できなくなります。

初心者向けの使い方ガイド

操作に不安がある方々のために、以下のステップでレビュー・承認プロセスを設定する方法を解説します

これらのステップを踏むことで、初心者の方でも簡単にレビュー・承認プロセスを設定し、文書の品質を向上させることができます。

よくある質問や疑問

Q1: 提案モードと編集モードの違いは何ですか？

提案モードでは、文書の内容を直接変更するのではなく、修正案を提案する形で編集します。これにより、元の文書はそのまま保持され、提案された内容がどのように変更されるかが明確に示されます。一方、編集モードでは、文書の内容を直接変更することができます。

Q2: コメント機能はどのように使用しますか？

コメント機能は、文書内の特定の部分に対して意見や質問を追加する際に使用します。コメントは他のユーザーと共有され、返信を通じて意見交換が可能です。コメントを追加するには、修正したい部分を選択し、ツールバーの「コメント」ボタンをクリックします。

Q3: 承認機能を利用するにはどうすればよいですか？

承認機能を利用するには、Google Workspaceの管理者が承認機能を有効にする必要があります。管理者は、Google管理コンソールにログインし、アプリ > Google Workspace > ドライブとドキュメント > 承認の順に進み、承認機能を有効にします。これにより、文書に対する正式な承認プロセスを設定できます。

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まとめ

Googleドキュメントのレビュー・承認プロセスを適切に設定することで、文書の品質向上や作業の効率化が図れます。初心者の方でも、提案モードやコメント機能を活用することで、簡単にレビュー・承認プロセスを設定できます。操作に不安がある場合は、上記のステップを参考にして、少しずつ慣れていきましょう。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。