「Googleドキュメントで注文書を作りたいけど、どうすればいいの？」「パソコンが苦手だから、簡単にできる方法を知りたい」そんなお悩みをお持ちの方へ、わかりやすく解説します。パソコンやスマホが得意でない方でも安心して作成できるステップをご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
注文書作成の準備Googleドキュメントを開こう
Googleドキュメントのイメージ
まずは、Googleドキュメントを開いて新しい文書を作成しましょう。
- インターネットブラウザを開き、Googleの検索バーに「Googleドキュメント」と入力して検索します。
- 検索結果から「Google ドキュメント」をクリックして、Googleドキュメントのページを開きます。
- 右上にある「ログイン」ボタンをクリックし、Googleアカウントでログインします。アカウントをお持ちでない場合は、新規作成してください。
- ログイン後、画面左上の「+」アイコンをクリックして、新しい空白の文書を作成します。
これで、注文書を作成するための準備が整いました。
注文書の基本構成を作成しよう
注文書には、必要な情報を整理して記入することが大切です。以下の項目を順番に入力していきましょう。
- タイトル文書の一番上に「注文書」と大きく書きます。
- 日付タイトルの下に、注文日を記入します。
- 発注者情報自分の名前や会社名、住所、連絡先を記入します。
- 受注者情報注文先の会社名や担当者名、住所、連絡先を記入します。
- 注文内容注文する商品やサービスの詳細を記入します。数量や単価、合計金額も忘れずに。
- 納期商品やサービスの納品希望日を記入します。
- 支払い条件支払い方法や期限などを記入します。
- 備考特別な要望や注意点があれば、最後に記入します。
これらの項目を順番に入力することで、注文書の基本的な構成が完成します。
見出しを使って文書を整理しよう
長い文書を作成する際は、見出しを使って内容を整理すると、後で読み返しやすくなります。Googleドキュメントでは、簡単に見出しを設定できます。
- 見出しにしたい部分をドラッグして選択します。
- ツールバーの「標準テキスト」と書かれた部分をクリックし、表示されるメニューから「見出し1」や「見出し2」を選択します。
- 選択した部分の文字が大きくなり、見出しとして設定されます。
これで、文書内に見出しが追加され、内容が整理されます。
目次を挿入して、さらにわかりやすくしよう
長い注文書の場合、目次を挿入すると、必要な部分にすぐにアクセスできて便利です。目次の挿入方法は以下の通りです。
- 目次を挿入したい位置にカーソルを合わせます。
- ツールバーの「挿入」をクリックし、表示されるメニューから「目次」を選択します。
- 目次のスタイルを選ぶと、文書内の見出しをもとに目次が自動で作成されます。
これで、目次が挿入され、文書がさらに見やすくなります。
注文書を保存・共有しよう
作成した注文書は、Googleドキュメントが自動で保存してくれるので、安心です。また、他の人と共有することもできます。
- 画面右上の「共有」ボタンをクリックします。
- 共有したい相手のメールアドレスを入力し、共有設定を行います。
- 「送信」ボタンをクリックすると、相手と注文書を共有できます。
これで、作成した注文書を他の人と簡単に共有することができます。
よくある質問や疑問
Q1: 注文書のテンプレートはありますか？
はい、Googleドキュメントには注文書のテンプレートが用意されています。新しい文書を作成する際に、「テンプレートギャラリー」をクリックし、「注文書」テンプレートを選択すると、あらかじめ書式が整った注文書を利用できます。
Q2: 注文書にロゴや画像を挿入できますか？
はい、挿入したい位置にカーソルを合わせ、「挿入」メニューから「画像」を選択し、画像をアップロードすることで、ロゴや画像を挿入できます。
Q3: 注文書をPDF形式で保存できますか？
はい、作成した注文書をPDF形式で保存することができます。画面上部の「ファイル」メニューから「ダウンロード」を選択し、「PDFドキュメント（.pdf）」を選ぶと、PDF形式で保存できます。
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まとめ
Googleドキュメントを使えば、パソコンやスマホが苦手な方でも簡単に注文書を作成できます。見出しや目次を活用することで、文書が整理され、さらにわかりやすくなります。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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